Что такое WMS

В процессе свой длительной работы бизнес-консультантом я часто встречаюсь с вопросами о том, как организовать работу склада, как выбрать систему, которая будет автоматизировать работу склада, что для этого необходимо и так далее. Я множество раз самостоятельно дорабатывал системы автоматизации под эти процессы, анализировал различные решения. И в конечном итоге столкнулся с таким классом систем, как WMS.

Warehouse Management System (система управления складом) — это решение, предназначенное для организации работы и управления складом.

В этой статье я постараюсь на примере Универсально функциональной модели управления предприятием, что такое WMS как система организации труда. Т.е. я буду рассматривать WMS не как IT-систему, а как систему организации труда.

Почему я выбираю такой подход? Если вы в принципе понимаете, какая идея заложена в IT системе, то вы сумеете определить, насколько та или иная система соответствует вашим требованиям к работе. И будете выбирать такие информационные продукты, в основе которых лежит подходящая система.

Основные цели этой статьи заключаются в том, чтобы объяснить, как в целом работает склад с точки зрения WMS, а также как автоматизировать его работу.

Как выглядит обычная работа склада

Здесь под словом «обычная» я подразумеваю традиционный подход, который практикуют многие отечественные компании без использования WMS.

При обычной работе склада мы не рассматривает склад, как отдельную сущность. Он работает и управляется в рамках общего учета работы предприятия. Соответственно, нет отдельных документов по работе склада, планирования, четкого управления. По сути, вся работа склада лежит на самих работниках склада.

Таким образом, поступление товаров на склад осуществляется по документам поставщика. Т.е. приезжает поставщик, работники склада получают от него документы и товар ( УПД от поставщика), сверяют наличие по этим документам и передают их далее для учета. Как они разместили товары, где и что положили на складе, никого не интересует. Есть просто операция «приемка», которая никак не планируется и не администрируется.

Отгрузка происходит аналогично, но уже по документам покупателя. Их может предоставить складским работникам лично покупатель или экспедитор перед доставкой. В любом случае, есть документ, который впоследствии будет предоставляться покупателю. На его складские работники собирают товар для отгрузки. По тому же документу покупатель принимает товар. Таким образом, ситуация аналогичная. Есть операция «отгрузка товара», а каким образом его собирали на складе, никого не интересует и никак не регламентируется, все это лежит на плечах работников склада.

 

Такой подход имеет как свои плюсы, так и минусы. Основное его преимущество – минимум бюрократии. Вся работа склада основана, по сути, на двух документах – поступление и отгрузка. Чаще всего есть еще документ Инвентаризация. Но его мы здесь касаться не будем. Более того, если инвентаризация заключается в простом пересчете и корректировке остатков, иногда ее даже не оформляют самостоятельным документом. Я лично и такое видел на практике.

А главный минус, думаю, очевиден. Человеческий фактор и, как следствие, хаотичное распределение товаров на складе, сложность поиска нужных наименований и т.д.

Более подробно прочесть про традиционный подход вы можете почитать в статье Организация работы склада. Описание. BPMN схемы прилагаются. Из нее вы можете посмотреть мое развитие в плане понимания работы склада.

Склад как отдельная сущность 

Теперь рассмотрим, как это работает, если рассматривать склад как некую отдельную сущность. Наглядно это хорошо показано в системе УФМТП.

Вся работа склада делится на четыре части:

1. Принять товар от поставщика.
2. Распределить товар в места хранения.
3. Собрать товар для отгрузки.
4. Выдать товар получателю.

Соответственно при такой организации работы появляются два понятия – планирование работы склада и отдельный внутренний документооборот. В таком случае если ожидается поступления товара, выполняется планирование и появляются связанные с этим документы. Аналогично и при отгрузке.

И здесь документы от поставщика и покупателя перестают для склада играть первостепенную роль. Главное – собственные складские документы и внутренний документооборот.

Как это выглядит в рамках нашей модели:

1. Получить товар от поставщика. Прежде, чем принять товар от поставщика, склад получает документ «Планируемое поступление товара». В нем отображается, какой товар должен поступить согласно документам поставщика.

Например, в УПД указано, что должно прийти 20 пар обуви. Значит, в планируемом поступлении также отображается 20 пар обуви. И склад готовится принимать товар именно на основе этого документа. Именно свой документ работник склада сравнивает с тем, что фактически выгружает поставщик, а не внешние документы.

Прием всех наименований от поставщика сопровождается собственным документом «Приемка товара». И здесь мы сталкиваемся с первым уровнем добавления глубины проработки работы склада, так как склад при таком подходе делится на зоны, первая из которых – Зона приемки.

Таким образом, работник склада получает от поставщика товар и размещает его в зоне приемки товара, где можно увидеть все, что было доставлено, повторно пересчитать, сверить и т.д.

2. Разместить товар в месте хранения. И снова – новые понятия и глубина проработки. Приемщик получил товар и разместил его в зоне приемки. Теперь работник склада должен получить документ под названием «Размещение товара» и разместить его по зонам хранения точно так, как указано в документе. Обычно такие зоны хранения называют ячейками склада, о них я расскажу подробнее отдельно.

Таким образом, товар размещается в соответствии с требованиями к хранению товара, более того, всегда известно, в какой зоне склада находится тот или иной товар.

3. Собрать товар для выдачи получателю. Этот этап касается уже отгрузки. Например, клиент заказа определенный товар, после чего извне на склад поступает документ, например, поручение на сбор товара. Согласно этому поручению работник склада собирает товар по определенному маршруту.

Так как в системе имеются ячейки склада, то в поручении на сбор товара указано, в каких ячейках собирать товар в зоне хранения, что делает этот процесс простым и упорядоченным. Весь собранный товар поступает в зону выдачи товара.

4. Выдать товар получателю. Весь товар, подготовленный к отгрузке, ожидает покупателя в зоне отгрузки. И уже здесь сотрудник склада выдает товар получателю, а также оформляет документ «Отгрузка товара».

Как видите, система достаточно простая. Мы принимаем товар, размещаем его, собираем и выдаем. Все. И под каждую из этих функций у нас есть отдельное место хранения. В принципе, все это физически уже имеется на большинстве складов. Конечно, зона приема и отгрузки часто совмещается, да и по сути, это почти одно и тоже. Но все же основных зон у нас должно быть три – прием, хранение, выдача товара.

Ячейки на складах

Теперь поговорим подробнее о ячейках на складах и о том, как они помогают в хранении товара. Почему ячейки? Потому что у нас уже Склад выступает не как некий «черный ящик», а как сущность, в которой имеется три основных зоны – прием, хранение, выдача. А Зона хранения делится на более мелкие сущности, их и называют ячейками. А саму организацию склада в этом случае называют ячеистый склад.

В целом, организация работы склада в WMS немыслима без того, чтобы делить склад на определенные составляющие. И это большой плюс для организации работы.

При таком подходе нет необходимости искать, куда приемщик положил товар, или вспоминать, где и что обычно лежит. Работник склада должен просто видеть координаты и идти прямо туда, где хранится нужный товар.

В целом, ячеистый склад – это самый обычный склад, поделенный на определенные зоны, каждая из которых имеет определенные координаты и называется ячейкой. Эти координаты могут выглядеть следующим образом: пронумерованные ряды, стеллажи и секции.

Т.е. у нас имеются ряды с проходами, и каждый из рядом имеет собственный номер. Первая координата. Далее, ряд разделен на определенные стеллажи (блоки, шкафы и т.д.). Их также нумеруем и получаем вторую координату. Остается определить высоту – это будет пронумерованная секция выбранного стеллажа. В итоге, мы получаем систему координат, благодаря которой поиск нужного товара становится быстрой и простой задачей.

Вы можете выбрать другие названия для этих координат, нумеровать ячейки не по высоте, а просто по порядку внутри стеллажа, пользоваться только горизонтальными координатами, если товар габаритный и т.д. Единой жесткой системы организации ячеек не существует. Названия и вариант организации ячеек зависят от выбранной IT-системы и особенностей вашей организации.

В системах WMS также существует такое понятие, как топология склада. Пусть оно вас не пугает. Это просто термин, обозначающий, что склад поделен на ячейки с координатами. И все товары на складе обязательно имеют координаты их хранения в ячейках, это обязательно отображается в складских документах. А если по какой-то причине товар переносят с места на место, перемещение также документируется, чтобы система получила актуальные данные о его новом местоположении.

В целом, такая топология может быть практически любой. Я даже видел компанию, где вместо системы координат в системе было просто 3 ячейки – так они и назывались «1», «2», «3». Склад находился на стадии перестройки, а потому были просто выделены три основные зоны без детализации.

Таким образом, ячейка на складе – это конечный адрес хранения того или иного товара на складе. Ячейки могут также быть разными. Например, вы можете кроме координат указать размер. Это необязательно, но удобно, чтобы понимать при приемке товара, влезет ли он в выбранную ячейку.

Контейнеры

Контейнер – еще одно понятие, связанное с топологией склада в WMS. В некоторых IT-системах этот элемент даже считается обязательным. Важно понимать что это не те контейнеры, которыми пользуются в перевозках,  а именно что скорее тара.

Контейнер – это любая тара, в которую помещается товар или группа товаров, и которая является дополнительной единицей измерения при хранении товаров. Это может быть клеть, корзина, ящик и т.д.

Таким образом, когда мы кладем товар в корзину, то она должна получить уникальный номер (штрихкод). Если мы эту корзину с товаром кладем в ящик, он также получает штрихкод и т.д. Таким образом, когда мы рассматриваем ячейку, мы можем быстро узнать, что здесь лежат ящики, в которые упакованы корзины с таким-то товаром.

Например, вам нужно 40 штук товара, а в ящиках они фасованы по 20. Вам нет нужды считать их поштучно. Можно брать и перемещать сразу ящиками.

При хранении товаров необходимо понимать, что есть остатки по складу в целом, а есть и отдельные остатки по ячейкам. Таким образом, вы всегда можете увидеть, где у вас имеются пустые или полупустые ячейки, провести подсчет наличия определенного товара, так как вы точно знаете, в каких ячейках он может храниться и т.д.

Перемещение

Все операции перемещения товаров внутри склада (между зонами и ячейками) выполняются аналогично процессам отгрузки и принятия товара.

Таким образом, вы берете из одной ячейки (осуществляется из нее отгрузку) и принимаете товар в другую ячейку (приход товара). И документы при этом должны быть примерно такими же. Т.е. в них также должны присутствовать параметры – склад, зона, координаты ячейки. Но в отличие от приема от поставщика и отгрузки получателю, здесь используются источник (ячейка-источник) и аналогичный получатель.

Инвентаризация

Документ Инвентаризация также не отличается по своей структуре от остальных, кроме того, что по сути этот документ ничего не перемещает, а корректирует остатки, а потому содержит значения «сколько должно быть» и «количество по факту».

Но от документа Инвентаризация в случаях обычного склада, где он не сущность, а «черный ящик», отличие очень заметно, так как учет ведется, в том числе по ячейкам. А потому в документе отображается не просто «название товара и количество», а «ячейка с такими-то координатами, товар, количество».

Например, у вас есть ячейка с координатами «1,1,3». В ней по учету должно храниться 5 штук определенного товара, а по факту оказывается, что их всего 3. Вам нужно сделать запись с отрицательным числом «-2», чтобы в учетной программе остаток уменьшился до фактического.

Переход на WMS и техническое оснащение склада

Если вы решили перейти на WMS систему, один из самых важных вопросов – это наличие терминала сбора данных на складе. Конечно, вы можете каждый раз распечатывать документы, делать отметки вручную, а потом вводить данные также вручную в систему, но такой подход сводит на нет значительную часть преимуществ автоматизации работы склада. Именно потому вопрос выбора терминала сбора данных крайне важен.

И здесь нужно понимать, что на рынке представлено большое количество моделей подобных терминалов, но далеко не все они подходят для склада и системы WMS.

Существуют простейшие терминалы, которые не дают возможности выбора документов. Они предлагают одну операцию – внесение документа. Т.е. вы можете выбрать один тип документа, например, инвентаризацию или приемку товара. И пока не завершите с ним работу, другие документы вам будут недоступны. Более того, с таким терминалом придется начать работу с документом, «пропикать» все товары, т.е. внести их в документ, подключить терминал к компьютеру, выгрузить информацию. И только после этого этот терминал можно будет использовать для работы с другим документом. Эти модели неудобны и считаются уже устаревшими.

Более современные модели внешне в чем-то похожи на смартфоны, а нередко и являются, по сути, смартфонами со встроенным сканером штрих-кодов (2D и QR-кодов), и специальным программным обеспечением для работы с документами. Такие модели позволяют работать с разными документами, выбирая необходимый из списка.

В простейшем случае это выглядит следующим образом. Работник склада получает задание принять товар. Он входит в складскую программу в ТСД, выбирает нужный документ, где видит, сколько каких товаров должно быть получено. При помощи сканера вводит фактическое количество. Документ сохраняется. Можно переходить к следующим операциям, а выгрузку производить по мере необходимости.

Таким образом, выбирать слишком простые модели нецелесообразно, так как слишком много времени будет уходить на то, чтобы выгружать каждый документ отдельно вместо того, чтобы сотрудник продолжал выполнять свои прямые обязанности.

С другой стороны, нередко у руководителей бизнеса возникают идеи, что можно использовать обычные смартфоны с установленными там программами вместо ТСД. Не видел ни разу на практике, чтоб это было реализовано. Но даже теоретически идея выглядит не лучшим образом.

Сами смартфоны, которые смогут поддерживать нужные программы и хранить необходимый объем данных, не относятся к наиболее дешевым моделям. Сканирование в них происходит через камеру, т.е. необходимо каждый раз ее включить, правильно навести, подождать результат. А это все – рабочее время. В специальном ТСД реализовано лазерное сканирование, что в разы повышает скорость работы. А потому не стоит экономить на качестве оборудование, это окупается повышением производительности.