instructor

Рамиль Кинзябулатов

2022-09-16

Примеры описания бизнес-процессов

В этой статье вы увидите примеры реальных бизнес-процессов. Часть из них – реальные задачи, которые я решал для своих клиентов, другие – примеры из обучающего видеокурса по BPMN. В своей работе я использую преимущественно две нотации – BPMN и IDEF0, при этом для описания бизнес-процессов используется BPMN, так как нотация IDEF0 предназначена для функционального моделирования.

Конечно, при желании вы можете изучать и пробовать примерять на практике любые нотации, которые вас заинтересуют. Я основываюсь на своем опыте, и уверен, что именно эти нотации будут лучшими инструментами для всех, кто изучает бизнес-моделирование с целью применять его для решения реальных задач.

Если приведенных ниже примеров вам покажется недостаточно, напишите мне. Возможно, я найду пример, который поможет вам разобраться в возникших у вас вопросах.

Общие правила и рекомендации

Для того чтобы начать работу над бизнес-процессом, предварительно нужно получить текстовое описание. Чаще всего для этого проводят интервью сотрудников компании. При этом задают уточняющие вопросы и на их основе создается обычный текст, который самым обычным языком описывает, с чего начинается процесс, кто и какие действия выполняет, что должно получиться в результате.

После того как этот текст согласован с заказчиком, на его основе можно начинать работу по моделированию бизнес-процесса.

Пример 1

Текстовое описание процесса:

«При необходимости в товаре которого нет в наличии продавец создает документ “Заявка на закупку” и направляет его на согласование закупщику. Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара и если закупщик разрешает закупить товар согласно документу “Заявка на закупку”, то продавец информируется о разрешении закупить товар, и закупщик создает документ “Заказ поставщику”. Иначе заявка аннулируется с комментарием содержащем причину отказа в закупке товара. Продавец информируется об отказе в закупке товара».

Схема BPMN:

potok_soobsheniy

Анимация токена в схеме BPMN в формате GIF:

potok_soobsheniy_gif
Описание бизнес-процесса
  1. Создать документ «Заявка на закупку».

После получения заявки от покупателя Продавец формирует в системе документ «Заявка на закупку», включающий в себя весь перечень товаров, которых нет в наличии у Продавца.

  1. Отправить заявку на согласование.

Продавец отправляет сформированный документ на согласование Закупщику.

  1. Проверить заявку.

Закупщик проверяет «Заявку на закупку» и определяет, действительно ли эти товары необходимо закупить у поставщика.

Если Закупщик приходит к выводу, что закупка целесообразна:

  1. Закупщик подтверждает заявку.

  2. Информация о разрешении закупить товар отправляется Продавцу.

  3. Закупщик создает документ Заказ поставщику.  На этом процесс завершен.

Если Закупщик заявку не одобряет:

  1. Закупщик аннулирует заявку с комментарием, который поясняет причины отказа.

  2. Продавец получает уведомление об отказе с комментарием Закупщика. На этом процесс завершен.

Пример 2

Текстовое описание:

«При необходимости в товаре, которого нет в наличии, продавец создает документ «Заявка на закупку» и направляет в стороннее приложение. Стороннее приложение проверяет сумму заявки и, если стороннее приложение одобряет заявку, она отправляется к закупщику. Если заявка не была одобрена сторонним приложением, скрипт автоматически аннулирует ее с комментарием и информирует об отказе продавца. Закупщик принимает заявку и проверяет необходимость в закупке данного товара и, если закупщик разрешает закупить товар согласно документу «Заявка на закупку», то он информирует продавца о разрешении закупить товар и одновременно создает документ «Заказ поставщику». Иначе заявка аннулируется с комментарием, содержащим причину отказа в закупке товара. Продавец информируется об отказе в закупке товара».

Также в процессе утверждения процесса было решено, что задачи «Создать документ «Заказ поставщику» и «Информировать о разрешении закупить товар» должны выполняться одновременно.

Описание бизнес-процесса
  1. Создать документ «Заявку на закупку»

Продавец создает в системе документ «Заявка на закупку», включающий в себя весь перечень товаров, которые по мнению Продавца необходимо закупить, основываясь на текущих заявках от покупателей и состоявшихся сделках.

  1. Отправить заявку на согласование.

Продавец направляет сформированный документ на согласование в сторонний сервис.

  1. Проверить сумму заявки:

Если заявка не удовлетворяет заданным условиям:

  1. Сервис автоматически аннулирует ее с комментарием, поясняющим отказ.

  2. Продавец информируется об отказе. На этом процесс завершен.

Если заявка одобрена сервисом:

  1. Закупщик принимает сообщение о заказах на проверку.

  2. Закупщик проверяет заявку.

Если Закупщик принимает решение одобрить Заявку:

  1. Закупщик одобряет Заявку в информационной системе.

  2. Одновременно формируется документ «Заказ поставщику» и отправляется уведомление Продавцу о разрешении закупить товар. Процесс завершен.

Если Закупщик не одобряет Заявку:

  1. Заявка аннулируется с комментарием, поясняющим причины отказа.

  2. Продавец информируется об отказе и его причинах.  Процесс завершен.

Пример 3

Текстовое описание:

«При необходимости в товаре, которого нет в наличии, продавец создает документ «Заявка на закупку» и направляет в стороннее приложение. В сторонней IT-системе проверяется сумма заявки и, если стороннее приложение одобряет заявку, она отправляется закупщику. Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара и, если закупщик разрешает закупить товар согласно документу «Заявка на закупку», то продавец информируется о разрешении закупить товар, и закупщик создает документ «Заказ поставщику». Иначе заявка аннулируется с комментарием, содержащим причину отказа в закупке товара. Продавец информируется об отказе в закупке товара».

В этом примере мы используем для проверки суммы заказа стороннюю IT-систему, а чтобы это правильно отобразить графически, используем элемент «Сервисная задача».

Схема BPMN:

service_task

Анимация токена в схеме BPMN в формате GIF:

service_task_gif
Описание бизнес-процесса
  1. Создать документ «Заявка на закупку».

Продавец формирует в информационной системе список товаров, которые необходимо закупить.

  1. Отправить заявку на согласование.

Продавец отправляет Заявку на согласование, она отправляется в стороннее приложение.

  1. Проверить сумму заявки.

Стороннее приложение (на графической нотации это видно благодаря использованию элемента «Сервисная задача») проверяет сумму заявки.

Если заявка не одобрена сервисом, процесс завершен.

Если заявка одобрена сервисом:

  1. Закупщик получает сообщение о заказах на проверку.

  2. Закупщик проверяет заявку.

Если Заявка одобрена:

  1. Одобрить заявку. 

Закупщик в системе подтверждает одобрение заявки.

  1. Информировать о разрешении закупить товар. 

Система автоматически отправляет Продавцу информацию о том, что Заявка на закупку одобрена.

  1. Создать документ «Заказ поставщику».

Закупщик формирует «Заказ поставщику». Процесс завершен.

Если заявка не одобрена:

  1. Аннулировать заявку с комментарием.

Закупщик аннулирует заявку, в комментарии поясняет причины отказа.

  1. Проинформировать об отказе.

    Продавцу отправляется уведомление об отказе с комментарием Закупщика. Процесс завершен.

Пример 4

Текстовое описание:

«Если продавец получает сообщение о необходимости в товаре, он создает документ заявка на закупку и направляет его на согласование закупщику. Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара и, если закупщик разрешает закупить товар согласно заявке на закупку, то продавец информируется о разрешении закупить товар и закупщик создает заказ поставщику. Закупщик информирует клиента о статусе его заказа. Иначе заявка аннулируется с комментарием, содержащем причину отказа в закупке. Продавец информируется об отказе в закупке».

Схема BPMN:

parallel

Анимация токена в схеме BPMN в формате GIF:

parallel_gif
Описание бизнес-процесса

Процесс инициируется после того, как Продавец получает Заказ от клиента.

  1. Создать документ «Заявка на закупку»

Продавец на основе заказа клиента формирует в информационной системе документ «Заявка на закупку».

  1. Отправить заявку на согласование.

После того как документ полностью сформирован, он отправляется на согласование Закупщику.

  1. Проверить заявку.

Закупщику проверяет заявку на закупку и принимает решение, действительно ли указанный список товаров нужно закупить у поставщика.

Если заявка одобрена:

  1. Одобрить заявку.

После принятия положительного решения Закупщик в системе подтверждает одобрение заявки.

  1. Информировать о разрешении закупать товар.

Покупателю отправляется сообщение, в котором он информируется об одобрении заявки.

  1. Создать документ «Заказ поставщику».

    Закупщик формирует документ «Заказ поставщику». 

    Система отправляет клиенту письмо с информацией «Ваш заказ принят» и завершает процесс.

Если заявка не одобрена:

  1. Аннулировать с комментарием в случае отказа.

Закупщик аннулирует заявку, но при этом пишет комментарий, где указывает причины отказа.

  1. Проинформировать об отказе.

Продавец получает уведомление об отказе, которое также включает комментарий Закупщика. Процесс завершен.