При компьютерной информационной системы , как и при любой работе с данными, где участвуют две стороны, одна из самых важных задач; это проверка подлинности данных. Важно, чтобы участники процесса вносили правильную информацию, и чтобы проверка ее точности не занимала много сил и времени. С этой задачей столкнулись и мы при разработке учетной системы. В этой статье я рассказываю как решить эту задачу


  1. Описание проблемы
  2. Как обычно проверяют подлинность данных
  3. Третья сторона для быстрой проверки подлинности данных

Проверка данных на уровне системы

Aditum nocendi perfido praestat fides (Доверие, оказанное вероломному, дает ему возможность вредить) Греческая поговорка

При разработке компьютерной информационной системы, как и при любой работе с данными, где участвуют две стороны, одна из самых важных задач это проверка подлинности данных. Важно, чтобы участники процесса вносили правильную информацию, и чтобы проверка ее точности не занимала много сил и времени. С этой задачей столкнулись и мы при разработке учетной системы Trinion Торговля .

Описание проблемы

Для лучшего понимания важности этой проблемы, обратимся к примеру. В учетной или CRM-системе работает менеджер по продажам. Каждое событие, связанное с процессом продажи, он фиксирует в информационной системе.

Допустим, что менеджер провел переговоры и в Сделке указал: сумма сделки – 20 000 рублей, товар, который заинтересовал клиента – матрас. 

Таким образом, руководитель видит, на каком этапе Сделка, и может сориентироваться, какую прибыль компания получит в случае ее успеха.

Но как проверить корректность указанных данных? В выполнении задачи внесения сведений о событии участвуют две стороны – пользователь и программная система. От системы вы можете получить только сохраненную информацию, а пользователь на словах может подтвердить, что да, он действительно звонил клиенту, они обсудили продажу, и действительно в этой сделке фигурирует матрас стоимостью 20 000 рублей. Потому эти данные менеджер и указал.

Руководитель, который будет проверять правильность введенных данных, будет вынужден поверить своему сотруднику на слово.

Но здесь возникает проблема:

Если мы не хотим злоупотреблений, мы не должны слепо доверять людям.  

Мы должны точно знать, что введенные данные верны. И человек, который вводит данные, должен точно знать, что указанную информацию в любой момент можно проверить. Тогда у него не будет соблазна злоупотреблять работой в системе. 

О том, как сотрудники злоупотребляют своим положением, я уже писал в статье « 10 способов злоупотребления служебным положением» .

Как обычно проверяют подлинность данных

Самый распространенный метод проверки правильности введенных данных при работе с клиентами – это запись всех телефонных разговоров и последующее их прослушивание. Но это очень трудоемкий процесс.

ВКаждый день менеджер разговаривает со многими людьми. И здесь срабатывают, так называемые, большие числа. Например, у руководителя в отделе 5 менеджеров, каждый из них разговаривает по полчаса. Это значит, что руководителю нужно прослушать 2,5 часа разговоров. При этом каждая минута такого прослушивания в реальном времени занимает не одну, а 2-3 или больше минут. Потому что при прослушивании часто перематывают назад, чтобы уточнить данные, расслышать что-то, что было непонятно и т.д.

Проверять таким образом каждую сделку крайне сложно. А хотелось бы уже в момент запроса сразу получать ответ, насколько введенная информация верна. Потому мы, конечно, фиксируем в своей системе телефонные звонки, понимаем, что это полезная функция, в том числе, для самого менеджера. Но саму проверку рекомендуем реализовать иначе.

Третья сторона для быстрой проверки подлинности данных

Вы уже знаете, что в самом процессе участвует две стороны – система и пользователь. И это создает сложности при проверке правильности указанных данных. Чтобы в случае каких-либо сомнений быстро получить ответ на вопрос, требуется третья сторона.

Правило третьей стороны звучит так:

Для проверки данным всегда необходим тот, кто находится снаружи. 

В данном случае это не система, это не пользователь. А кто тогда? Кто или что еще может подтвердить данные? Самый простой ответ – покупатель.

Чтобы реализовать быструю проверку с помощью третьей стороны, необходимо, в первую очередь, изменить процесс. Пользователь должен не только создавать сделку и фиксировать в ней событие, но одновременно создавать какой-то печатный документ, который будет отправлен по почте покупателю.

И тогда покупатель будет третьей стороной. Как это будет выглядеть? Если есть какие-либо сомнения, что пользователь что-то неправильно ввел в систему, где-то указал неверные цифры, можно просто запросить у покупателя коммерческое предложение.

Также третьей, а, скорее, даже четверной стороной, может выступать почтовая система. Все отправленные письма с коммерческими предложениями хранятся на почтовом сервере. И мы всегда можем посмотреть, что было отправлено, какая сумма указана и так далее.

Таким образом, мы получаем правило:

Если мы хотим в учетной системе, чтобы данные были проверяемы, мы должны привлекать третью сторону, кого-то помимо пользователя и учетной системы. 

При разработке системы Trinion Торговля наши специалисты разрабатывали бизнес-процесс таким образом, чтобы участие третьей стороны можно было реализовать без каких-либо доработок и сложностей. Более того, такая проверка в системе используется по умолчанию. А потому вам достаточно скачать и установить себе систему Trinion Торговля, настроить права пользователей и начинать работу. Защита от злоупотреблений сотрудников уже включена, все виды проверки вы можете использовать. А знание этого факта поможет вашим сотрудникам избегать ненужных соблазнов.


Меня зовут Рамиль Кинзябулатов, бизнес консультант. Я люблю свою работу и считаю свои призванием делать работу людей эффективнее.


Внедрение программного продукта. Особенности работы бизнес-консультанта

Что такое внедрение программного продукта с точки зрения заказчика и бизнес-консультанта. Основные этапы работы по внедрению программной системы, как работать с клиентами и обосновывать свой выбор правильно. Ошибки при внедрении.

Что такое компьютерная информационная система

Подробное описание компьютерных информационных систем (иначе – IT систем). Значение термина простыми словами. Чем поможет понимание особенностей IT систем для взаимодействия с разработчиками. Как правильно выбрать программную систему.

Что такое CMS: простыми словами о сложном

В этой статье я предлагаю подробно разобраться, что такое CMS системы с точки зрения организации работы с сайтом. Я расскажу, на что обращать внимание при выборе системы управления контентом, какие решения выгодны в том или ином случае, кто должен работать с CMS.

А что у них? Обзор американской бухгалтерии QBD

QBD (QuickBooks Desktop) – это информационная система для ведения бухгалтерского учета, созданная в США. В этой статье я хочу показать особенности работы и возможности этого программного продукта.

Как выбрать IT систему

Правильный выбор IT системы - это работа, которая требует времени, сил и грамотного подхода. Как действовать при выборе программного обеспечения? На какие параметры обращать внимание при сравнении различных инфомационных систем? Подробно, с примерами и полезными советами читайте в статье.

Trinion Торговля: решение, основанное на универсальной функциональной модели торгового предприятия

Везде я сталкивался с тем, что в системе нет явного и четко заданного бизнес-процесса продажи. Более того, чаще всего процесс работы с клиентом выполняется в CRM-системе, работа со складом, отгрузки и взаиморасчеты с клиентами – в учетной системе. Интеграции помогают автоматизировать процесс, но выстроить четкую и однозначную модель продаж при этом крайне сложно.

Выбор программного продукта для клиента. Сбор требований

Как правильно подобрать программный продукт под нужны конкретного бизнеса? Как собирать сведения о бизнесе правильно? Как убедить руководство в правильности выбора? Полезная информация для бизнес-консультантов и специалистов по внедрению.

Как создать сайт с организационной точки зрения

Эта статья предназначена для широкого круга читателей. Но прежде всего, эта статья для тех, кто занимается непосредственно веб-разработкой, а также является руководителем или заказчиком этого проекта.

Проверка данных на уровне системы

При компьютерной информационной системы , как и при любой работе с данными, где участвуют две стороны, одна из самых важных задач; это проверка подлинности данных. Важно, чтобы участники процесса вносили правильную информацию, и чтобы проверка ее точности не занимала много сил и времени. С этой задачей столкнулись и мы при разработке учетной системы. В этой статье я рассказываю как решить эту задачу

Использование GAP-анализа для выявления и согласования задач по проекту

Что такое GAP-анализ и какие задачи он помогает решать. Основные этапы работы. Диагностика и ее разновидности. Чем интересен метод GAP-анализа для анализа выбранных решений. Преимущества графики.

Техническое задание на автоматизацию. Каким оно должно быть, состав и технологии создания

Одна из самых больших проблем в любом, особенно, большом деле – это начать. Всегда на старте возникает масса вопросов. С чего начать? Как начать таким образом, чтобы получить тот результат, который нужен? И здесь на помощь приходит философия.

Верстка форм на примере контактной формы в Drupal

Вы все еще используете модуль Webforms для сбора информации от посетителей сайта на базе DRUPAL? А что если вы узнаете способ гораздо проще и при этом не требующий установки сторонних модулей? Интересно? Тогда просто прочтите эту статью и используйте модуль Contact из ядра.

Обзор ERP на базе Drupal 9

В данной статье мы предлагаем вам полный обзор ERP, созданной на основе Drupal 9 для зооклиники «Зоостатус». Хотел бы сразу поблагодарить руководителя этой компании Михаила Тарасова за предоставленную возможность рассказать про эту систему и заместителя генерального директора Асию Калимуллину за всесторонюю помощь и координацию работ со стороны заказчика.

Иерархия КИС для разработки сайта

Какие инструменты используют для создания сайтов. Почему в одних случаях пишут собственный код на одном из языков программирования, в других применяют фреймворки, а в третьих предпочитают CMS. В чем отличие этих инструментов друг от друга и когда какой из них стоит применять.

Проверка данных на уровне системы

При компьютерной информационной системы , как и при любой работе с данными, где участвуют две стороны, одна из самых важных задач; это проверка подлинности данных. Важно, чтобы участники процесса вносили правильную информацию, и чтобы проверка ее точности не занимала много сил и времени. С этой задачей столкнулись и мы при разработке учетной системы. В этой статье я рассказываю как решить эту задачу

    Добавить комментарий