Проверка данных на уровне системы

Aditum nocendi perfido praestat fides (Доверие, оказанное вероломному, дает ему возможность вредить) Греческая поговорка

При разработке компьютерной информационной системы, как и при любой работе с данными, где участвуют две стороны, одна из самых важных задач это проверка подлинности данных. Важно, чтобы участники процесса вносили правильную информацию, и чтобы проверка ее точности не занимала много сил и времени. С этой задачей столкнулись и мы при разработке учетной системы Trinion Торговля .

Описание проблемы

Для лучшего понимания важности этой проблемы, обратимся к примеру. В учетной или CRM-системе работает менеджер по продажам. Каждое событие, связанное с процессом продажи, он фиксирует в информационной системе.

Допустим, что менеджер провел переговоры и в Сделке указал: сумма сделки – 20 000 рублей, товар, который заинтересовал клиента – матрас. 

Таким образом, руководитель видит, на каком этапе Сделка, и может сориентироваться, какую прибыль компания получит в случае ее успеха.

Но как проверить корректность указанных данных? В выполнении задачи внесения сведений о событии участвуют две стороны – пользователь и программная система. От системы вы можете получить только сохраненную информацию, а пользователь на словах может подтвердить, что да, он действительно звонил клиенту, они обсудили продажу, и действительно в этой сделке фигурирует матрас стоимостью 20 000 рублей. Потому эти данные менеджер и указал.

Руководитель, который будет проверять правильность введенных данных, будет вынужден поверить своему сотруднику на слово.

Но здесь возникает проблема:

Если мы не хотим злоупотреблений, мы не должны слепо доверять людям.  

Мы должны точно знать, что введенные данные верны. И человек, который вводит данные, должен точно знать, что указанную информацию в любой момент можно проверить. Тогда у него не будет соблазна злоупотреблять работой в системе. 

О том, как сотрудники злоупотребляют своим положением, я уже писал в статье « 10 способов злоупотребления служебным положением» .

Как обычно проверяют подлинность данных

Самый распространенный метод проверки правильности введенных данных при работе с клиентами – это запись всех телефонных разговоров и последующее их прослушивание. Но это очень трудоемкий процесс.

ВКаждый день менеджер разговаривает со многими людьми. И здесь срабатывают, так называемые, большие числа. Например, у руководителя в отделе 5 менеджеров, каждый из них разговаривает по полчаса. Это значит, что руководителю нужно прослушать 2,5 часа разговоров. При этом каждая минута такого прослушивания в реальном времени занимает не одну, а 2-3 или больше минут. Потому что при прослушивании часто перематывают назад, чтобы уточнить данные, расслышать что-то, что было непонятно и т.д.

Проверять таким образом каждую сделку крайне сложно. А хотелось бы уже в момент запроса сразу получать ответ, насколько введенная информация верна. Потому мы, конечно, фиксируем в своей системе телефонные звонки, понимаем, что это полезная функция, в том числе, для самого менеджера. Но саму проверку рекомендуем реализовать иначе.

Третья сторона для быстрой проверки подлинности данных

Вы уже знаете, что в самом процессе участвует две стороны – система и пользователь. И это создает сложности при проверке правильности указанных данных. Чтобы в случае каких-либо сомнений быстро получить ответ на вопрос, требуется третья сторона.

Правило третьей стороны звучит так:

Для проверки данным всегда необходим тот, кто находится снаружи. 

В данном случае это не система, это не пользователь. А кто тогда? Кто или что еще может подтвердить данные? Самый простой ответ – покупатель.

Чтобы реализовать быструю проверку с помощью третьей стороны, необходимо, в первую очередь, изменить процесс. Пользователь должен не только создавать сделку и фиксировать в ней событие, но одновременно создавать какой-то печатный документ, который будет отправлен по почте покупателю.

И тогда покупатель будет третьей стороной. Как это будет выглядеть? Если есть какие-либо сомнения, что пользователь что-то неправильно ввел в систему, где-то указал неверные цифры, можно просто запросить у покупателя коммерческое предложение.

Также третьей, а, скорее, даже четверной стороной, может выступать почтовая система. Все отправленные письма с коммерческими предложениями хранятся на почтовом сервере. И мы всегда можем посмотреть, что было отправлено, какая сумма указана и так далее.

Таким образом, мы получаем правило:

Если мы хотим в учетной системе, чтобы данные были проверяемы, мы должны привлекать третью сторону, кого-то помимо пользователя и учетной системы. 

При разработке системы Trinion Торговля наши специалисты разрабатывали бизнес-процесс таким образом, чтобы участие третьей стороны можно было реализовать без каких-либо доработок и сложностей. Более того, такая проверка в системе используется по умолчанию. А потому вам достаточно скачать и установить себе систему Trinion Торговля, настроить права пользователей и начинать работу. Защита от злоупотреблений сотрудников уже включена, все виды проверки вы можете использовать. А знание этого факта поможет вашим сотрудникам избегать ненужных соблазнов.