Аннотация
При компьютерной информационной системы , как и при любой работе с данными, где участвуют две стороны, одна из самых важных задач; это проверка подлинности данных. Важно, чтобы участники процесса вносили правильную информацию, и чтобы проверка ее точности не занимала много сил и времени. С этой задачей столкнулись и мы при разработке учетной системы. В этой статье я рассказываю как решить эту задачу
Оглавление
- Описание проблемы
- Как обычно проверяют подлинность данных
- Третья сторона для быстрой проверки подлинности данных
Содержание
Проверка данных на уровне системы
Aditum nocendi perfido praestat fides (Доверие, оказанное вероломному, дает ему возможность вредить) Греческая поговорка
При разработке компьютерной информационной системы, как и при любой работе с данными, где участвуют две стороны, одна из самых важных задач это проверка подлинности данных. Важно, чтобы участники процесса вносили правильную информацию, и чтобы проверка ее точности не занимала много сил и времени. С этой задачей столкнулись и мы при разработке учетной системы Trinion Торговля .
Описание проблемы
Для лучшего понимания важности этой проблемы, обратимся к примеру. В учетной или CRM-системе работает менеджер по продажам. Каждое событие, связанное с процессом продажи, он фиксирует в информационной системе.
Допустим, что менеджер провел переговоры и в Сделке указал: сумма сделки – 20 000 рублей, товар, который заинтересовал клиента – матрас.
Таким образом, руководитель видит, на каком этапе Сделка, и может сориентироваться, какую прибыль компания получит в случае ее успеха.
Но как проверить корректность указанных данных? В выполнении задачи внесения сведений о событии участвуют две стороны – пользователь и программная система. От системы вы можете получить только сохраненную информацию, а пользователь на словах может подтвердить, что да, он действительно звонил клиенту, они обсудили продажу, и действительно в этой сделке фигурирует матрас стоимостью 20 000 рублей. Потому эти данные менеджер и указал.
Руководитель, который будет проверять правильность введенных данных, будет вынужден поверить своему сотруднику на слово.
Но здесь возникает проблема:
Если мы не хотим злоупотреблений, мы не должны слепо доверять людям.
Мы должны точно знать, что введенные данные верны. И человек, который вводит данные, должен точно знать, что указанную информацию в любой момент можно проверить. Тогда у него не будет соблазна злоупотреблять работой в системе.
О том, как сотрудники злоупотребляют своим положением, я уже писал в статье « 10 способов злоупотребления служебным положением» .
Как обычно проверяют подлинность данных
Самый распространенный метод проверки правильности введенных данных при работе с клиентами – это запись всех телефонных разговоров и последующее их прослушивание. Но это очень трудоемкий процесс.
ВКаждый день менеджер разговаривает со многими людьми. И здесь срабатывают, так называемые, большие числа. Например, у руководителя в отделе 5 менеджеров, каждый из них разговаривает по полчаса. Это значит, что руководителю нужно прослушать 2,5 часа разговоров. При этом каждая минута такого прослушивания в реальном времени занимает не одну, а 2-3 или больше минут. Потому что при прослушивании часто перематывают назад, чтобы уточнить данные, расслышать что-то, что было непонятно и т.д.
Проверять таким образом каждую сделку крайне сложно. А хотелось бы уже в момент запроса сразу получать ответ, насколько введенная информация верна. Потому мы, конечно, фиксируем в своей системе телефонные звонки, понимаем, что это полезная функция, в том числе, для самого менеджера. Но саму проверку рекомендуем реализовать иначе.
Третья сторона для быстрой проверки подлинности данных
Вы уже знаете, что в самом процессе участвует две стороны – система и пользователь. И это создает сложности при проверке правильности указанных данных. Чтобы в случае каких-либо сомнений быстро получить ответ на вопрос, требуется третья сторона.
Правило третьей стороны звучит так:
Для проверки данным всегда необходим тот, кто находится снаружи.
В данном случае это не система, это не пользователь. А кто тогда? Кто или что еще может подтвердить данные? Самый простой ответ – покупатель.
Чтобы реализовать быструю проверку с помощью третьей стороны, необходимо, в первую очередь, изменить процесс. Пользователь должен не только создавать сделку и фиксировать в ней событие, но одновременно создавать какой-то печатный документ, который будет отправлен по почте покупателю.
И тогда покупатель будет третьей стороной. Как это будет выглядеть? Если есть какие-либо сомнения, что пользователь что-то неправильно ввел в систему, где-то указал неверные цифры, можно просто запросить у покупателя коммерческое предложение.
Также третьей, а, скорее, даже четверной стороной, может выступать почтовая система. Все отправленные письма с коммерческими предложениями хранятся на почтовом сервере. И мы всегда можем посмотреть, что было отправлено, какая сумма указана и так далее.
Таким образом, мы получаем правило:
Если мы хотим в учетной системе, чтобы данные были проверяемы, мы должны привлекать третью сторону, кого-то помимо пользователя и учетной системы.
При разработке системы Trinion Торговля наши специалисты разрабатывали бизнес-процесс таким образом, чтобы участие третьей стороны можно было реализовать без каких-либо доработок и сложностей. Более того, такая проверка в системе используется по умолчанию. А потому вам достаточно скачать и установить себе систему Trinion Торговля, настроить права пользователей и начинать работу. Защита от злоупотреблений сотрудников уже включена, все виды проверки вы можете использовать. А знание этого факта поможет вашим сотрудникам избегать ненужных соблазнов.