Краткое описание BPMN с примером

Оглавление

О том, что такое BPMN, написано очень много. Но проблема в том, что почти вся информация, которую можно найти в Интернет, ориентирована на людей, которые уже ранее сталкивались с BPMN или с другим стандартом моделирования бизнес-процессов. Я же предлагаю разобраться «с нуля» - что такое BPMN? В чем особенности и преимущества этой технологии и почему она появилась и оказалась столь востребованной, по крайней мере, за рубежом. Да и у нас в стране ей все больше и больше интересуются.

Также я хочу сразу обратить ваше внимание на то, что здесь я буду говорить именно о нотации BPMN, т.е. о языке моделирования бизнес-процессов. Я, конечно, постараюсь максимально просто описать основы BPMN так, чтобы они были понятны даже новичкам. Но также важно понимать, что здесь я буду говорить именно о языке, а не о методологии.

Методология моделирования бизнес-процессов - это понятие очень обширное, по сути, это та самая база, знания которой нужны для практического применения языков моделирования бизнес-процессов. О ней я буду говорить в будущих статьях и не раз. Почему я делаю на этом акцент? Многие люди (и я в свое время также) считают, что достаточно выучить язык бизнес-моделирования, и вы сумеете выстраивать бизнес-процессы.

Практика показывает, что без базовых знаний здесь не обойтись. И всем, кто только планирует изучение моделирования, я настоятельно советую сначала ознакомиться с методологией, понять общие принципы бизнес-моделирования, получить определенные навыки бизнес-анализа. И только потом приступать к изучению BPMN или любого другого языка.

А для понимания причин появления BPMN и всех нюансов моделирования при помощи этой системы нотаций, понадобится также знание основных проблем, которые решает BPMN, что для работы использовали до появления BPMN, и с какими сложностями сталкивались. Ведь  появление новых систем и нотаций невозможно без понимания определенной проблематики. И я считаю, что этот аспект очень важен для понимания сути вопроса, что же такое на самом деле BPMN.

Лично я познакомился впервые с BPMN около восьми лет назад, когда начал изучать систему Bizagi Modeler. Заинтересовался я этой системой по причине того, что давно уже понимал всю важность моделирования. До этого я лично пользовался IDEF0 и IDEF3, но там я сталкивался с определенными ограничениями. Дело в том, что IDEF0 несколько ограничен по числу возможностей. А IDEF3 мне лично показался излишне строгим и «сухим», в нем было сложно моделировать многие виды бизнес-процессов с участием программных продуктов.

В то время Bizagi был относительно простым модулем, в котором присутствовал удобный редактор для моделирования (рисования) бизнес процессов, но еще не было никаких инструментов для исполнения бизнес-процессов. Но даже тогда строгие правила BPMN, принятые в системе Bizagi, помогали избегать значительного числа ошибок, столь частых при обычном «рисовании» бизнес-процессов в графических редакторах или на бумаге.

В поисках оптимального решения для себя я изучал ARIS, инструменты 1С для бизнес-моделирования, различные системы моделирования бизнес-процессов, которые были придуманы различными бизнес-консультантами, как российскими, так и зарубежными. И, конечно же, познакомился с нотацией BPMN.

При первом знакомстве BPMN мне во многом понравился, идея была очень хорошей, а вот исполнение на тот момент с моей точки зрения еще было «сырым». И полноценно пользоваться BPMN я начал около 3 лет назад, после того, как задачи, которые я стал решать, усложнились настолько, что IDEF0 применять полноценно никак не получалось. И оказалось, что нотация развивалась, и теперь я активно пользуюсь BPMN в своей работе.

BPM: основные понятия

Для того чтобы разобраться, что такое BPMN , нужно понимать, что часть этой аббревиатуры «BPM» имеет две расшифровки - Business Process Modeling и Business Process Management.  В первом случае – это непосредственно моделирование бизнес процесса, а во втором – управление бизнес-процессами, т.е. общая система, частью которой и является Business Process Modeling.

При этом моделирование бизнес-процессов – является основой и основной целью. При помощи моделирования мы можем описать любой бизнес процесс, а исполняться они могут в самых разных системах управления.

Есть и еще одно понятие, о котором стоит сразу упомянуть – это «BPMS», т.е. Business Process Modeling System. Этот термин описывает те самые системы управления, в которых производится моделирование, а также исполнение бизнес-процессов.

Можно сказать, что BPMN является частью двух важнейших составляющих:

• BPM (Business Process Modeling) – это та среда, где вы занимаетесь непосредственно моделированием. Самостоятельно или в команде.
• BPMS (Business Process Modeling System) – это инструменты для исполнения созданных вами моделей. Это может быть Bizagi, Comundo,ELMA и пр.

Итак, основные понятия у нас есть. Подробнее о BPM я планирую поговорить в следующих статьях.

Язык описания бизнес-процессов

Когда впервые сталкиваешься с моделированием бизнес-процессов, очень тяжело понять, с чего же тут начать, где искать основу для понимания того, как строятся бизнес-модели. И я также с этим в свое время столкнулся.

А основой здесь является наличие языка описания бизнес-процессов. И важно понимать, что это действительно язык, как и языки программирования или даже языки, на которых говорят люди, он также прост на базовом уровне и сложен, если начинать изучать нюансы. У этого языка есть свои правила, семантика, орфография, свои законы, которые нужно изучить и строго им следовать. С другой стороны, как и любой искусственный язык, предназначенный не для живого общения, а для строгого и однозначного описания каких-то действий и процессов, он в своей основе проще “живых” языков, а его правила - строго логичны.

Кроме того, в силу ограниченности задач, которые стоят перед этим языком, он гораздо более определен в терминологии. Но все же и здесь имеется очень много нюансов, каких-то сочетаний «слов», которые несут собственную смысловую нагрузку. И очень важно строго следовать правилам сочетания разных элементов языка и знать ограничения (что с чем сочетать недопустимо, как начинать описание, чем заканчивать и пр.).

И как любой технологический язык, описание бизнес-процессов имеет собственные специфические конструкции, понять которые без определенного уровня технологических знаний будет крайне затруднительно. А потому для изучения языка описания бизнес-процессов также важно, в первую очередь, понимать сами технологии, для описания которых он предназначен.

Например, для моделирования бизнес-процессов вам понадобится знание таких понятий, как «условия», «цикл», «декомпозиция» и т.д.

Важно понимать: BPMN не является языком описания IT-систем. Эта нотация предназначена для описания предметной области реального бизнеса. И здесь могут быть задействованы как программные системы, так и люди (сотрудники компании, заказчики, поставщики). Это самое главное отличие этой нотации от графических инструментов для описания программ.

Немного истории BPMN

Для большего понимания особенностей моделирования бизнес-процессов и структуры языка моделирования, я хочу немного рассказать об истории появления нотации BPMN. Разработка системы моделирования бизнес-процессов и спецификаций для нее (языка моделирования) ведется относительно давно.

Первая версия BPMN 1.0 была выпущена в мае 2004 года компанией Business Process Management Initiative.  Эта версия обладала ограниченными возможностями и была, так сказать, «пробным вариантом», который нуждался в многочисленных доработках.

Следующая версия BPMN 1.1 выходит в январе 2008, и здесь разработкой и поддержкой занималась уже Object Management Group, организация, появившаяся в результате слияния BPMI с другой компанией-разработчиком программного обеспечения.

Еще один релиз появляется всего через год, версия BPMN 1.2 выходит в свет в январе 2009. Разработчик OMG остается прежним. Команда, которая занимается продуктом, после слияния практически не меняется.

В январе 2011 года компания OMG выпускает версию BPMN 2.0, а в декабре 2013 выходит последний на данный момент релиз – BPMN 2.0.2. Именно эта версия предлагается всем пользователям и сегодня, так как система получилась стабильной, возможности моделирования в ней очень широкие, а язык моделирования (набор обозначений) по большей части понятен всем бизнес-пользователям – как бизнесменам, бизнес-консультантам, так и техническим специалистам.

Из истории можно сделать вывод что период изменений в этом языке миновал,и можно спокойно изучать и использовать его на практике.

Сегодня BPMN – это один из наиболее распространенных методов описания бизнес-процессов, которые сегодня уже «понимают» как бизнес-пользователи, так и программные продукты, предназначенные для работы с бизнес-моделями. Т.е. этот язык описания является стандартным также и для создания исполняемых алгоритмов в сфере управления бизнесом.

Я особенно хочу подчеркнуть этот момент, так как и сам столкнулся поначалу с непониманием, зачем те или иные вещи усложнять? Ведь для описания бизнес-процессов, например, при GAP-анализе (анализ разрывов) или для представления заказчику бизнес-модели в какой-то упрощенной форме, всего многообразия элементов BPMN вам не нужно.

Но когда начинается автоматизация, когда бизнес-модель становится не просто удобной схемой, а может экспортироваться в другие программные продукты в качестве исполняемых данных, все становится на свои места. Последняя версия BPMN действительно стабильна и все требования к языку обоснованы.

Из чего состоит нотация BPMN?

И здесь я хочу сделать небольшое отступление. Дело в том, что перевод терминов и понятий с английского языка на русский – занятие сложное. Найти наиболее точное слово обычно может специалист, но переводом занимается совсем другой человек, часто вообще не имеющий понятия о сути тех понятий, которые он переводит. В результате появляется множество неточностей, понятия усложняются, возникает путаница. Об особенностях перевода и сложностях применения терминов в сравнении с графикой я уже писал, например, в статье "Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования" (см. раздел “Несколько слов о преимуществах графики”).

Я в этой статье буду оперировать теми понятиями и терминами, которые использую сам на практике. И они не всегда будут совпадать с теми словами, которые вы встречали в Википедии или каких-то переведенных руководствах. Причина заключается именно в том, что я, как специалист, в некоторых случаях нашел для себя более точный перевод английского термина. И применение слова, которое выбрал для себя я, помогает понять суть процесса намного быстрее.

Конечно, я буду пояснять всю терминологию по мере необходимости. А потому думаю, что проблем с пониманием и терминами не возникнет. Но все же обратить внимание на этот момент, я считаю правильным.

Язык описания бизнес-процессов опирается на следующие базовые объекты:

• Event – Событие;
• Activity – Действия;
• Gateway – Шлюзы или Развилки;
• Flow – Поток.
• Date – Данные;
• Artefact – Артефакты;
• Pool (Пул) - набор.

Здесь я не буду рассказывать обо всех существующих элементах BPMN, их на самом деле очень много. И при необходимости вы всегда можете воспользоваться документацией по BPMN, где подробно описаны все существующие элементы.

Я же остановлюсь только на базовых элементах, без которых не обходится ни одна бизнес-модель. Для первого знакомства с BPMN и понимания основных принципов работы нотаций этого достаточно.

Event (Событие)

Event – это то событие, которое произошло в описании процесса или хореографии (о ней я расскажу отдельно).  Эти события могут быть начальными, конечными или промежуточными.

Например, опишем процесс получения заказа от клиента по телефону:

• Событие Старт – это входящий звонок от клиента.
• Событие Финиш – это отправка готового расходного документа на печать.

Конечными  могут быть самые разные события. Здесь и запись перечня потребностей клиента, и сохранение документа заказа, и создание на его основе расходной накладной, налоговой и т.д.

Activity (Действия)

Activity – это те действия (задачи), которые должны быть выполнены на определенном этапе бизнес-процесса. Их при моделировании обычно обозначают в виде прямоугольников, в которые вписывают суть действия.

Действия могут быть элементарными, т.е. неделимыми на какие-то более простые действия, так и не элементарными, т.е. такими, которые при детализации делятся на последовательность определенных более простых действий.

Обычно действия делят следующим образом:

• Процесс – крупное действие, которое требует дальнейшей детализации при моделировании.
• Задача – элементарное действие, которое уже не может быть дальше детализировано.

Gateway (Шлюз, Развилка)

Gateway – это контрольный узел, который появляется в случае условного ветвления бизнес-процесса. Графически изображается в виде ромба.

Также шлюзы необходимы в случаях, когда порядок действий зависит от тех или иных факторов. Например, при работе с заказчиками шлюз появляется на этапе принятия клиентом решения о покупке – «да или нет». При положительном решении необходимо оформить покупку, при отрицательном – выяснить возможные причины отказа, провести работу с «отказом» и т.д.

Flow (Поток) и Message Flows (поток сообщений)

Поток Flow – это последовательность действий, обозначается как стрелка, и показывает, какое действие после какого необходимо совершить.

Message Flows – это пунктирные стрелки в бизнес-модели, которые показывают сообщения, которыми обмениваются участники бизнес-процесса. Например, если заказ переходит от клиента в обработку в отдел продаж, он сопровождается сообщением, которое содержит информацию об этом заказе. Также Message Flows могут связывать два отдельных пула в диаграмме.

Message Flows Association – еще один вид линий, в отличие от сообщений, которые являются пунктирными линиями, этот вариант отображается в виде последовательности не отрезков, а точек. Необходима для того, чтобы показывать артефакты (о них – ниже).

Pool (Пул)

Пул – это  объект описывающий какой-то один процесс на диаграмме. Он может быть не изображен на диаграмме, но он всегда есть. На одной диаграмме может быть несколько Пулов. Пул можно развернуть для просмотра деталей.

Пул может также содержать, так называемые, «дорожки». Они нужны для того, чтобы указать участников процессов, которые скрыты в пуле. Например, в процессе  работы с клиентами участвует менеджер по продажам, руководитель отдела продаж, возможно, бухгалтер или кассир.

Data Object (данные, объекты данных)

Объекты данных – это элемент, который показывает, какие данные и документы нужны для того, чтобы какое-то действие запустилось, либо которые являются результатом выполненного действия. Объектом данных может быть сформированный заказ. Для менеджера это будет результат действий, а для склада, который получает заказ – началом действия (сбор товаров и отгрузка).

Message (Сообщение)

Этот элемент необходим, чтобы показать коммуникацию между двумя участниками процесса. Это может быть Email, сообщения внутри системы совместной работы, переписка в каком-либо из мессенджеров, которыми пользуются участники процесса, коммуникации на сайте компании, sms-сообщения и т.д.

Artefact (Артефакты)

Под артефактами в BPMN понимают объекты, не являющиеся действиями и не связанные с действиями напрямую. Это могут быть любые документы, данные, информация, которая не  влияет напрямую на исполнение процесса.

Выделяют два вида артефактов:

• Object Group (Группа объектов)
• Text Annotation  (Текстовая аннотация)

Object Group (Группа объектов) –  это еще одна возможность объединить под общим символом несколько элементов, чтобы сэкономить место на диаграмме и повысить простоту ее восприятия. Здесь собираются различные активности под одним общим названием. Группу объектов также всегда можно рассмотреть детально. Группа выглядит как прямоугольник с закругленными углами, выполненный штриховой линией с точками.

Text Annotation (текстовые аннотации) применяют для различных уточнений к диаграмме. Это могут быть комментарии, пояснения, другая информация, которая повысит читабельность диаграммы. Аннотации – это незакрытый прямоугольник, выполненный сплошной линией, от которого к объекту аннотации ведет линия, состоящая из точек.

Исполняемые и неисполняемые бизнес-процессы

В бизнес-моделировании процессы можно условно разделить на два вида - исполняемые, которые действительно будут работать при помощи специального обеспечения, например, Bizagi, и неисполняемые, т.е. бизнес-модели, необходимые только для изучения и демонстрации вариантов работы предприятия.

В принципе, между их построением нет особой разницы, здесь важен исключительно желаемый результат. Либо бизнес-модель будет применяться только для облегчения взаимопонимания между заказчиком (руководителем) и консультантом (исполнителем). Либо эта нотация будет впоследствии использоваться в какой-либо программной среде для организации работы компании. В обычных руководствах вы этого разделения на две части не найдете. Но я лично считаю, что имеет смысл условно так делить бизнес-процессы, так как при различном желаемом результате потребуется различная глубина проработки деталей и выбор возможных инструментов для работы.

Исполняемые бизнес-процессы обязательно должны быть выстроены в строгом соответствие всем  правилам нотации BPMN, так как в противном случае программное обеспечение не сможет работать корректно с составленной бизнес-моделью. Исполняемые процессы нужны, например, на предприятиях, где принят процессный подход к деятельности. Программное обеспечение позволяет вести контроль всех процессов в режиме реального времени, и на основе получаемых на каждом из этапов данных, руководитель компании и подразделений всегда смогут понимать, на каком этапе находится работа по тому или иному процессу. Подобный метод позволяет значительно повысить эффективность управления.

Неисполняемые бизнес-процессы нужны исключительно для демонстрации какой-либо бизнес-модели. Это может быть диаграмма, отображающая реальное положение дел на предприятии, может быть наглядной иллюстрацией к предложенным изменениям при реинжиниринге. В этом случае, конечно, можно использовать любые удобные инструменты, в том числе,  традиционный для многих IDEF0. А соблюдение правил языка моделирование необходимо исключительно для достижения взаимопонимания.

Я рекомендую на начальном этапе работы с BPMN создавать неисполняемые бизнес-процессы. Это действительно очень удобная нотация для того, чтобы иллюстрировать свои идеи и предложения, демонстрировать «узкие места» в бизнесе, даже просто для себя разбираться в структуре работы той или иной компании очень удобно с использованием нотаций. Наглядная графика и строгие правила в этом очень помогают.

Исполняемый вариант требует глубоких знаний BPMN, а также внимательного отношения к каждой детали, так как вы, по сути, создаете программу (алгоритм) для компьютера, просто используете для этого не текстовый язык, а графические нотации. Это дело – для опытных специалистов.

Подходит ли BPMN для малого и среднего бизнеса?

Нотации BPMN можно и даже нужно использовать при работе с малым и средним бизнесом. Возможно, что вы не будете реализовать бизнес-модель на уровне программного обеспечения, так как это всегда - дополнительные затраты, и в условиях малого бизнеса нет необходимости в подобных инструментах контроля и анализа работы.

Но, тем не менее, на уровне неисполняемых бизнес-процессов я очень активно используют именно BPMN. Дело в том, что при всей сложности вхождения (т.е изучения и умения работать с нотациями), уровень понимания BPMN - низкий, т.е. для чтения нотаций не требуется вообще никаких особых знаний и навыков. Графические нотации понимаются интуитивно. И я еще не встретил ни одного человека, для которого бы прочесть нотацию было бы сложно. Эта нотация создавалась специально для того, чтобы найти общий язык между аналитиком и обычными бизнесменами (управленцами).

В результате, как я и писал выше, при помощи BPMN вы экономите свое время и время заказчика (руководителя) и добиваетесь максимально высокого уровня взаимопонимания. Нотации не позволяют “двойного прочтения”, а потому очень помогают в работе.

Минусы и важные особенности BPMN

О том, насколько удобна BPMN, я сказал уже много. Но для выбора любого инструмента важно также понимать и возможные минусы. О них я сейчас и расскажу:

Система имеет значительное количество понятий и терминов, их нужно знать и применять грамотно.

Высокий уровень вхождения. Как и любой инструмент с широкими возможностями требует большего времени на изучение, по сравнению с другими нотациями (IDEF0, IDEF3).

Необходимо знание бизнес-анализа. В BPMN модели - это не просто картинки или схемы, которые вы можете нарисовать в любом графическом редакторе. Здесь очень важна грамотная структура и четкая последовательность.

Пример практического применения BPMN

Конечно же, без примера описание моделирования бизнес-процессов было бы неполным и не до конца понятным. Я решил в качестве примера взять процесс обеспечения заказов покупателей, так как этот этап работы присутствует практически в любом направлении бизнеса, а потому реализация этого процесса на практике будет понятна без дополнительных пояснений широкому кругу читателей.

Результатом этого процесса должно быть обеспечение покупателя необходимыми ему наименованиями товара.

Данный бизнес-процесс выполняется следующим образом:

1. Менеджер по продажам получает информацию о потребностях клиента (заказ).
2. В системе CRM создается документ Заказ покупателя.
3. Если нужные товары есть в наличие, то менеджер создает расходный документ в программе учета. Если товара нет в наличии, менеджер делает запрос в отдел закупки.
4. Отдел закупки оформляет запрос поставщикам на получение товара.

На этом мы будем считать бизнес-процесс завершенным, так как покупатель сейчас или после поступлений товаров от поставщиков, сможет купить все необходимое.

BPMN позволяет при моделировании бизнес-процессов опускать на определенном уровне те или иные реальные процессы.  Так, в нашем случае мы оставляем «за скобками» получение заказа и согласование перечня товаров и их стоимости с клиентом. Это можно будет детализировать в случае необходимости отдельно. Также в этом примере мы оставили «за скобками» процессы оплаты товары, отгрузки, оформления расходных документов и т.д. А сейчас у нас другая задача – описать сам процесс обеспечения покупателя необходимыми товарами.

Точкой входа служит получение заказа от покупателя. Точкой выхода – «резервирование товара».

Обратите внимание, что после получения заказа стрелка ведет к этапу-ромбу, т.е. условию:

• Если весь товар имеется в наличие, то менеджер выполняет подпроцесс «резервирование товаров». Я специально оформил эти действия именно подпроцессом, чтобы иметь возможность при необходимости детализировать действия менеджера. А потом – к точке выхода «Резервирование товаров проведено».
• Если товаров в наличие нет, то менеджер выполняет запрос в отдел закупки. Информация о заказе переходит в отдел закупки к другому исполнителю – менеджеру по закупкам, что наглядно видно на схеме, и уже этот исполнитель создает заказ поставщику.  На схеме также видно, что заказ поставщику создан на основе запроса на поставку и заказа поставщикам.

Зачем может понадобиться такое описание бизнес-процесса? В наглядной форме вы можете показать своим бизнес-клиентам каким образом функционирует или должна функционировать связь между отделами продаж и закупки с целью максимального удовлетворения потребностей покупателей. Также при помощи этого бизнес-процесса техническим специалистам будет намного проще создавать и настраивать программное обеспечение для автоматизации работы компании, так как на диаграмме наглядно видно, какие процессы в какой последовательности должны происходить, какая информация поступает на каком этапе, а также из каких источников, какие из пользователей должны иметь доступ к тем или иным процессам и документам.

При необходимости этот бизнес-процесс может быть детализирован, что также помогает увидеть, что и как работает (должно работать) для получения результата.

Как разрабатывать диаграммы BPMN на практике?

Здесь я хочу поделиться некоторыми советами о том, с чего начать и как производить разработку моделей бизнес-процессов. Мои советы основаны на знаниях особенностей бизнес-моделирования и личном практическом опыте.

1. Необходимо запланировать начало и конец процесса. С этого начинается моделирование любого процесса. Так мы обозначаем рамки, в которых будем работать.
2. Для начала лучше всего описать линейную последовательность действий: шаг за шагом движение от начала к финальному результату. Далее при необходимости добавляются ветвления. В таком порядке работать намного проще, чем ставить две или более ветвей одновременно и путаться в стрелках, что откуда и куда идет.
3. Пришло время определить ответственных лиц.  До этого мы работали с событиями «в чистом виде». Теперь у них появились исполнители и ответственные.
4. Добавляем данные, сноски, комментарии.

Я лично создаю диаграммы именно в этой последовательности. В принципе, вы можете это делать как-то иначе. Главное, чтобы не возникало путаницы в процессе моделирования.

Что еще хотелось бы посоветовать:

1. Создавайте диаграммы как можно менее разветвленные.  Чем больше элементов окажется на вашей диаграмме, тем сложнее ее будет читать и вам, и вашим заказчикам.
2. Используйте наиболее простую и понятную терминологию. Очень важно, чтобы ваши заказчики, а также технические специалисты, которые будут работать с диаграммами, без лишних пояснений понимали все (или почти все) термины.
3. Все названия процессов должны быть максимально информативны и понятны. Иначе читабельность диаграммы также будет крайне низкой. Для названий процессов лучше всего подойдут либо термины, принятые в конкретной организации для описания работы, либо – просто понятные интуитивно фразы.
4. Зоны ответственности также важно называть понятно для сотрудников компании, бизнес-модель работы которой вы описываете. Самое простое решение – выбирать названия среди существующих подразделений. А если необходимой должности или отдела в компании пока еще не существует, не бойтесь придумывать его сами. Но постарайтесь, чтобы название также было «говорящим», понятным для широкого круга бизнес-аудитории.
5. Подпроцессов должно быть столько, чтобы избежать ненужной детализации, но не более того. Помните о чувстве меры. Если подпроцессов будет слишком мало, то действия, которые стоило бы спрятать в них, будут находиться в общем процессе, создавая дополнительные объекты, стрелки, ветвления и, как следствие, путаницу. Если вы перестараетесь с желанием убрать все в подпроцессы, то диаграмма потеряет свою информативность, а какие-то изменения в подпроцессе начнут ненаглядно влиять на результаты всего процесса.
6. Не бойтесь ошибаться! Если вы ошибетесь в исполняемой методологии, это очень быстро выяснится в процессе исполнения (отладки) процесса. Если вы создаете просто наглядную схему, то мелкие ошибки не столь важны, главное, чтобы эта схема помогла вам и людям, для которых вы ее делаете (заказчики, технические специалисты), понять все нюансы вашей идеи. И в любом случае, на ошибках учатся, а исправления внести в бизнес-модель можно быстро и просто.

И, конечно же, независимо от того, какой вариант бизнес-моделирования вам нужен, не стоит бояться BPMN – выучить нотацию очень просто, а для чтения таких диаграмм вашим коллегам и клиентам даже минимальные знания не понадобятся, моделирование очень наглядно и  готовые диаграммы понятны интуитивно. Попробуйте, у вас также обязательно все получится.

Примеры описания бизнес-процессов

Далее вы увидите примеры реальных бизнес-процессов. Часть из них – реальные задачи, которые я решал для своих клиентов, другие – примеры из обучающего видеокурса по BPMN. В своей работе я использую преимущественно две нотации – BPMN и IDEF0, при этом для описания бизнес-процессов используется BPMN, так как нотация IDEF0 предназначена для функционального моделирования.

Конечно, при желании вы можете изучать и пробовать примерять на практике любые нотации, которые вас заинтересуют. Я основываюсь на своем опыте, и уверен, что именно эти нотации будут лучшими инструментами для всех, кто изучает бизнес-моделирование с целью применять его для решения реальных задач.

Если приведенных ниже примеров вам покажется недостаточно, напишите мне. Возможно, я найду пример, который поможет вам разобраться в возникших у вас вопросах.

Общие правила и рекомендации

Для того чтобы начать работу над бизнес-процессом, предварительно нужно получить текстовое описание. Чаще всего для этого проводят интервью сотрудников компании. При этом задают уточняющие вопросы и на их основе создается обычный текст, который самым обычным языком описывает, с чего начинается процесс, кто и какие действия выполняет, что должно получиться в результате.

После того как этот текст согласован с заказчиком, на его основе можно начинать работу по моделированию бизнес-процесса.

Пример 1

Текстовое описание процесса:

«При необходимости в товаре которого нет в наличии продавец создает документ “Заявка на закупку” и направляет его на согласование закупщику. Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара и если закупщик разрешает закупить товар согласно документу “Заявка на закупку”, то продавец информируется о разрешении закупить товар, и закупщик создает документ “Заказ поставщику”. Иначе заявка аннулируется с комментарием содержащем причину отказа в закупке товара. Продавец информируется об отказе в закупке товара».

Схема BPMN:

Анимация токена в схеме BPMN в формате GIF:

Описание бизнес-процесса

1. Создать документ «Заявка на закупку».

После получения заявки от покупателя Продавец формирует в системе документ «Заявка на закупку», включающий в себя весь перечень товаров, которых нет в наличии у Продавца.

2. Отправить заявку на согласование.

Продавец отправляет сформированный документ на согласование Закупщику.

3. Проверить заявку.

Закупщик проверяет «Заявку на закупку» и определяет, действительно ли эти товары необходимо закупить у поставщика.

Если Закупщик приходит к выводу, что закупка целесообразна:

4. Закупщик подтверждает заявку.
5. Информация о разрешении закупить товар отправляется Продавцу.
6. Закупщик создает документ Заказ поставщику.  На этом процесс завершен.

Если Закупщик заявку не одобряет:

7. Закупщик аннулирует заявку с комментарием, который поясняет причины отказа.
8. Продавец получает уведомление об отказе с комментарием Закупщика. На этом процесс завершен.

Пример 2

Текстовое описание:

«При необходимости в товаре, которого нет в наличии, продавец создает документ «Заявка на закупку» и направляет в стороннее приложение. Стороннее приложение проверяет сумму заявки и, если стороннее приложение одобряет заявку, она отправляется к закупщику. Если заявка не была одобрена сторонним приложением, скрипт автоматически аннулирует ее с комментарием и информирует об отказе продавца. Закупщик принимает заявку и проверяет необходимость в закупке данного товара и, если закупщик разрешает закупить товар согласно документу «Заявка на закупку», то он информирует продавца о разрешении закупить товар и одновременно создает документ «Заказ поставщику». Иначе заявка аннулируется с комментарием, содержащим причину отказа в закупке товара. Продавец информируется об отказе в закупке товара».

Также в процессе утверждения процесса было решено, что задачи «Создать документ «Заказ поставщику» и «Информировать о разрешении закупить товар» должны выполняться одновременно.

Описание бизнес-процесса

1. Создать документ «Заявку на закупку»

Продавец создает в системе документ «Заявка на закупку», включающий в себя весь перечень товаров, которые по мнению Продавца необходимо закупить, основываясь на текущих заявках от покупателей и состоявшихся сделках.

2. Отправить заявку на согласование.

Продавец направляет сформированный документ на согласование в сторонний сервис.

3. Проверить сумму заявки:

Если заявка не удовлетворяет заданным условиям:

4. Сервис автоматически аннулирует ее с комментарием, поясняющим отказ.
5. Продавец информируется об отказе. На этом процесс завершен.

Если заявка одобрена сервисом:

6. Закупщик принимает сообщение о заказах на проверку.
7. Закупщик проверяет заявку.

Если Закупщик принимает решение одобрить Заявку:

8. Закупщик одобряет Заявку в информационной системе.
9. Одновременно формируется документ «Заказ поставщику» и отправляется уведомление Продавцу о разрешении закупить товар. Процесс завершен.

Если Закупщик не одобряет Заявку:

10. Заявка аннулируется с комментарием, поясняющим причины отказа.
11. Продавец информируется об отказе и его причинах.  Процесс завершен.

Пример 3

Текстовое описание:

«При необходимости в товаре, которого нет в наличии, продавец создает документ «Заявка на закупку» и направляет в стороннее приложение. В сторонней IT-системе проверяется сумма заявки и, если стороннее приложение одобряет заявку, она отправляется закупщику. Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара и, если закупщик разрешает закупить товар согласно документу «Заявка на закупку», то продавец информируется о разрешении закупить товар, и закупщик создает документ «Заказ поставщику». Иначе заявка аннулируется с комментарием, содержащим причину отказа в закупке товара. Продавец информируется об отказе в закупке товара».

В этом примере мы используем для проверки суммы заказа стороннюю IT-систему, а чтобы это правильно отобразить графически, используем элемент «Сервисная задача».

Схема BPMN:

Анимация токена в схеме BPMN в формате GIF:

Описание бизнес-процесса

1. Создать документ «Заявка на закупку».

Продавец формирует в информационной системе список товаров, которые необходимо закупить.

2. Отправить заявку на согласование.

Продавец отправляет Заявку на согласование, она отправляется в стороннее приложение.

3. Проверить сумму заявки.

Стороннее приложение (на графической нотации это видно благодаря использованию элемента «Сервисная задача») проверяет сумму заявки.

Если заявка не одобрена сервисом, процесс завершен.

Если заявка одобрена сервисом:

4. Закупщик получает сообщение о заказах на проверку.
5. Закупщик проверяет заявку.

Если Заявка одобрена:

6. Одобрить заявку. 

Закупщик в системе подтверждает одобрение заявки.

7. Информировать о разрешении закупить товар. 

Система автоматически отправляет Продавцу информацию о том, что Заявка на закупку одобрена.

8. Создать документ «Заказ поставщику».

Закупщик формирует «Заказ поставщику». Процесс завершен.

Если заявка не одобрена:

9. Аннулировать заявку с комментарием.

Закупщик аннулирует заявку, в комментарии поясняет причины отказа.

10. Проинформировать об отказе.

    Продавцу отправляется уведомление об отказе с комментарием Закупщика. Процесс завершен.

Пример 4

Текстовое описание:

«Если продавец получает сообщение о необходимости в товаре, он создает документ заявка на закупку и направляет его на согласование закупщику. Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара и, если закупщик разрешает закупить товар согласно заявке на закупку, то продавец информируется о разрешении закупить товар и закупщик создает заказ поставщику. Закупщик информирует клиента о статусе его заказа. Иначе заявка аннулируется с комментарием, содержащем причину отказа в закупке. Продавец информируется об отказе в закупке».

Схема BPMN:

Анимация токена в схеме BPMN в формате GIF:

Описание бизнес-процесса

Процесс инициируется после того, как Продавец получает Заказ от клиента.

1. Создать документ «Заявка на закупку»

Продавец на основе заказа клиента формирует в информационной системе документ «Заявка на закупку».

2. Отправить заявку на согласование.

После того как документ полностью сформирован, он отправляется на согласование Закупщику.

3. Проверить заявку.

Закупщику проверяет заявку на закупку и принимает решение, действительно ли указанный список товаров нужно закупить у поставщика.

Если заявка одобрена:

4. Одобрить заявку.

После принятия положительного решения Закупщик в системе подтверждает одобрение заявки.

5. Информировать о разрешении закупать товар.

Покупателю отправляется сообщение, в котором он информируется об одобрении заявки.

6. Создать документ «Заказ поставщику».

   Закупщик формирует документ «Заказ поставщику». 

   Система отправляет клиенту письмо с информацией «Ваш заказ принят» и завершает процесс.

Если заявка не одобрена:

7. Аннулировать с комментарием в случае отказа.

Закупщик аннулирует заявку, но при этом пишет комментарий, где указывает причины отказа.

8. Проинформировать об отказе.

Продавец получает уведомление об отказе, которое также включает комментарий Закупщика. Процесс завершен.