Что такое BPMS система – определение и подробные пояснения. Как работать в BPMS системе с точки зрения разработчика и пользователя. Варианты реализации бизнес-процессов на практике. Преимущества процессного подхода при автоматизации бизнеса. Почему я рекомендую BPMN 2.0.



Что такое BPMS

Сегодня в отечественном бизнесе набирает популярность новый вид программного обеспечения для управления бизнес-процессами, а именно, BPMS-системы. И, естественно, их появление вызвало много вопросов. Зачем они нужны? Как они работают? В чем их принципиальное отличие от других вариантов автоматизации бизнеса?Когда я впервые столкнулся с BPMS, у меня также возникли все перечисленные выше вопросы. Я далеко не сразу понял, зачем нужен новый инструмент, почему нельзя реализовать все необходимые для успешной работы бизнес-процессы в уже имеющихся системах учета или CRM, и в чем принципиальное отличие BPMS от других вариантов автоматизации бизнес-процессов. В этой статье я хочу рассказать о том, что такое BPMS-системы, зачем они нужны и чем процессный подход отличается от традиционных методов работы. Я не буду говорить о технических аспектах BPMS (о моделировании и разработке бизнес-процессов), этому будет посвящена следующая статья. Сейчас я постараюсь раскрыть сущность и смысл BPMS максимально простым и понятным языком:

Что такое BPMS?

BPMS — еще одна аббревиатура из разряда ERP, CRM, которая не имеет четкого определения. Хотя определений достаточно много: и зарубежных, и российских. Кроме того, компании, которые выпускают собственные BPM-системы, также дают свои, особые определения, что вносит дополнительную путаницу. К тому же нередко BPMS объединяют с другими системами (например, BPMS+CRM, BPMS+ERP) и тогда разработчики дают определение BPM-системы, исходя уже из этого контекста. Но для того, чтобы разобраться, что такое на самом деле BPMS, и в чем заключаются их особенности, необходимо сначала разобраться, что такое BPM.

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Википедия. BPMS (англ. Business Process Management System) — это в первую очередь программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании. BPMS-системы нужны для того, чтобы реализовывать в программной среде концепцию BPM. BPMS рассматривает работу компании как набор процессов, а не как набор функций. Объектом BPM-системы является не работа отдела продаж или закупок, а процесс продажи, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. И уже исходя из этого понимания, строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов в BPMS. BPM-cистема направлена, главным образом, на совершенствование работы компании, на более прибыльную деятельность предприятия путем оптимизации и контроля бизнес-процессов.

Работа пользователей в BPMS и других системах

Для лучшего понимания сути BPMS, нужно понять, как обыкновенные системы (ERP-системы, CRM) подходят к работе пользователей. Например, пользователю необходимо составить заказ клиента. Каковы его действия? Пользователь может заполнять документ произвольно, если не запрограммирована последовательность его работы:

  • Может сначала открыть форму заказа, подобрать товары, указать цены, потом определить клиента.
  • Может сначала создать клиента, потом — его заказ.

Одним словом, в действиях пользователя есть вариативность, т.е. сотрудник, исходя из ситуации, может выбирать собственные варианты действия. BPM-система рассматривает пользователя как еще один кирпичик в системе. Человек должен четко знать, в каком процессе он работает и что он должен делать.

Сотрудники в BPM-системе рассматриваются не с точки зрения результата процесса, а с точки зрения выполнения действия. Вариативность действия пользователя здесь исключается. Сотрудник делает только то, что запрограммировано в системе, ни больше, ни меньше.

Способы реализации бизнес-процессов

BPMS — это один из способов реализации бизнес-процесса. Рассмотрим, какие способы представлены в реалиях российского бизнеса для понимания, зачем же нужна BPM-система. Выделим три подхода:

  1. “Бумажный” подход;
  2. Автоматизированный подход (с применением других систем);
  3. Процессный подход в системе BPMS.

Для примера возьмем бизнес-процесс согласования счета на оплату, так как он достаточно простой и наглядный. В моей практике был такой случай: клиент мне оплатил полностью счет, хотя на тот момент должен были внести только часть оплаты в размере 50%. Почему это произошло? Потому что у них в компании не было процедуры согласования счета. Узнали мы с директором компании об этом совершенно случайно. Я узнал, что в их компании на этапе согласования счета происходят периодические сбои, а директор с удивлением обнаружил, что он оплатил не 50% счета, как планировал, а сразу 100%. Почему так случилось? Все просто. Сработал, так называемый, “испорченный телефон”. Специалист принес с бухгалтерию счет к оплате с фразой “Надо оплатить 50% от суммы”. Бухгалтер уточнила у руководителя, оплачивать этот счет или нет. Руководитель, будучи уверенным, что речь идет о 50% суммы, подтвердил оплату. А бухгалтер, в свою очередь, забыла о том, что вслух было сказано о половине суммы, и поняла руководителя так, что надо оплатить весь счет. Что и было сделано. На примере этой компании и этого бизнес-процесса мы и рассмотрим все три подхода.

“Бумажный” (не автоматизированный) подход

Как раньше происходило согласование счета в этой компании?

  • Сотрудник получает счет, передает его в бухгалтерию;
  • Бухгалтерия вписывает счет в платежную ведомость, согласовывает ее с руководителем;
  • Если руководитель одобряет и подписывает запрос, бухгалтерия оплачивает счет.

Чем плох этот подход? Здесь размыты границы перехода зон ответственности между этапами. В случае недоразумения и не своевременной оплаты или неоплаты счета сотрудники перекладывают вину друг на друга, и невозможно в итоге найти ответственных.

Автоматизированный подход

Как правило, компании стараются контролировать тот или иной бизнес-процесс в учетной системе, в которой они уже работают. Но это также неправильно. Рассмотрим, какие минусы есть при таком варианте.

Так как дополнительных средств на реализацию бизнес-процессов в компании, которую я привожу в примере, не было выделено, мы воспользовались теми инструментами, которые уже были на предприятии, а точнее, учетной системой. Задача состояла в том, чтобы при необходимости оплаты счета сотрудником, сумма выплаты проходила через определенные этапы согласования. Как это выглядело:

  • В системе назначаются ответственные лица за согласование расходов;
  • На основании какого-либо документа (заказа поставщику, поступления товаров или другого документа) создается документ Заявка на расходование денежных средств в статусе Не согласовано;
  • Если ответственный согласовал заявку и поменял статус на Согласовано, то счет направлялся в бухгалтерию;
  • Если ставился статус Отклонено, значит, заявка уходила обратно к лицу, инициировавшему процесс.

В этой компании ответственным за согласование расходов является генеральный директор, и вот что необходимо было сделать, чтобы он смог выполнять свои функции по согласованию:

  • создать доступ в систему;
  • обучить работе с необходимыми документами;
  • настроить интерфейс для удобства использования;
  • настроить права доступа.

При этом в учетной системе приходилось заполнять много лишней информации для создания и согласования заявки: расчетный счет получателя и собственной компании, контрагент, статья расходов, статья движения денежных средств, основание и т.д. Вся эта информация, на самом деле, не нужна генеральному директору для принятия решения, но, тем не менее, ее необходимо заполнять сотруднику, отправляющему заявку. Для принятия решения в данном случае интересны только 3 момента:

  1. деньги (сколько мы должны выплатить);
  2. получатель (кому мы должны выплатить);
  3. назначение (за что выплачиваем).

А, значит, заполняя лишнюю информацию, сотрудник теряет время, и процесс согласования затягивается. К тому же, такая реализации согласования в учетной системе достаточно примитивна и не предполагает вариативности (например, разделение зон ответственности в зависимости от суммы документа или статьи расходов).

В BPM-системе, все-таки, важен сам процесс согласования, а не отражение информации для будущей отчетности и т.п. Здесь просто есть люди, которым нужно, исходя из контекста информации, быстро исполнить процесс.

Итак, основные отличия ведения бизнес-процессов в BPMS от учетной системы:

  1. В BPMS важно именно то, что делается. Здесь важна не учетная информация, не отчетность, а необходимость быстро принять решение, чтобы бизнес-процесс продвинулся дальше. С учетной системой так не получится, здесь мы должны указывать, какие документы за счет каких создаются и т.п. — это неудобно. Здесь нет четкого контекста.
  2. Простота логики и разработки. Если мы ведем бизнес-процесс в учетной системе, то должны учитывать большое количество логических связей: как проводятся документы, транзакции, на что это влияет, какие дополнительные лицензии надо покупать и т.п. — хотя, казалось бы, ответственному за согласование лицу это не нужно. Но в учетной системе мы обязательно должны привязываться к объектам конфигурации либо дорабатывать их, что не очень правильно.

Вот как раз для этого и были созданы BPM-системы, в которых вся логика направлена не на расчеты, не на хранение данных, а на быстрое исполнение процесса и его контроль. Теперь перейдем к третьему подходу и рассмотрим, как же должен быть решен этот бизнес-процесс в системе BPMS.

Процессный подход в BPMS

Сначала определяем логику работы и разбиваем бизнес-процесс на последовательные этапы. В нашем примере их будет три:

  1. Создание заявки на согласование счета;
  2. Проверка заявки;
  3. Результат заявки:
  4. если одобрено — распечатка заявки,
  5. если не одобрено — сообщить об этом поставщику

Далее проектируем условия, при каких событиях или атрибутах происходят те или иные действия (например, можно отразить зависимость ответственного от суммы счета, если на предприятии разные суммы согласовывают разные сотрудники; или отправка оповещений на том или ином этапе работы). В системе каждый пользователь работает под своим логином и паролем и видит только свою форму и свое место в бизнес-процессе. В нашем примере за создание заявки ответственен сотрудник, а за проверку и согласование — руководитель, и каждый из них видит только свои формы, свои задачи и может выполнять только свои действия. Соответственно, если сотрудник, создавший заявку, нажал перехода на следующий этап, то с него ответственность снимается и переходит к руководителю, который должен проверить заявку. Этим мы добиваемся разделения и контроля зон ответственности. На этом примере наглядно видно, что, в BPM-системах все зависит от контекста. Все взаимодействия форм направлены на то, чтобы пользователь видел только то, что нужно и только то, что ему необходимо на конкретном этапе, исходя из контекста процесса. Если другие системы направлены на то, чтобы операция была выполнена, то в BPMS мы сконцентрированы на действиях.

BPM-систему можно сравнить с японской техникой стрельбы из лука Юми. В школах стрельбы из юми проповедуют следующий подход: если вы хотите попасть, не нужно концентрироваться на цели, нужно делать правильно каждое действие сейчас. Т.е. здесь используется принцип, который применяют в уже упомянутой мною японской стрельбе из лука Юми: сосредоточьтесь на каждом действии, на каждом этапе, качественно выполняйте каждое действие. И тогда вы обязательно придете к цели!

. И если перенести такой подход на конкретное предприятие, каждый из сотрудников должен делать то, что необходимо. И концентрироваться только на этом. Сотрудник не должен думать о цели, он должен делать только то, что необходимо в конкретный момент. По сути, в BPMS системе каждый сотрудник работает, как будто, на конвейере. Каждая задача, каждый бизнес-процесс, в котором участвует сотрудник, становится отдельной конвейерной линией. И, как участник этого процесса, сотрудник в рамках той или иной задачи может выполнить только определенные действия, жестко ограниченные алгоритмом выполнения задачи. Конечно, сравнение это не совсем точное, ведь сотрудник может выбирать, какой из бизнес-процессов он будет обрабатывать сейчас, а какой — позже. Т.е. до определенного момента он находится над процессами, и может выбирать, к какой из веток конвейера он присоединится в данный момент времени. Но в рамках определенного бизнес-процесса он становится участником конвейерной ленты, процессы в которой накладывают на каждого из участников жесткие ограничения. Вернемся к примеру с согласованием счета, и рассмотрим, какие возможности есть при процессном подходе:

  • Разделение зон ответственности;
  • Концентрация работы сотрудников на конкретных действиях;
  • Оповещение пользователей об изменениях в процессах (или о необходимости внести изменения), в которых они участвуют.

В BPM-системе мы описываем бизнес-процесс в нотации BPMN 2.0. В этой нотации уже есть многие моменты, подсказывающие, как нужно настраивать тот или иной бизнес-процесс. Есть другие различные системы автоматизации бизнес-процессов, но они опираются на свою логику, которая не является общепризнанной. Для того, чтобы смоделировать бизнес-процесс на основе таких систем, необходимо в этих системах разобраться, понять их логику работы, настройки форм и взаимосвязей. BPMN 2.0 — это общепризнанный стандарт описания бизнес-процесса и люди, знакомые с этой нотацией, сразу поймут модель бизнес-процесса, написанную в этом формате.

Заключение

Итак, я надеюсь, что сумел внести ясность в вопрос, что такое BPM-система и зачем она нужна путем сравнения процессного подхода с другими вариантами работы. В следующей статье я покажу, как технически происходит моделирование и исполнение бизнес-процесса на примере конкретной системы.


Меня зовут Рамиль Кинзябулатов, бизнес консультант. Я люблю свою работу и считаю свои призванием делать работу людей эффективнее.


Что такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса

Определение бизнес-процесса простыми словами и важные особенности процессного подхода. Когда необходим бизнес-процесс, методы моделирования бизнес-процессов и правила их описания. Примеры, ответы на частые вопросы.

Что такое бизнес: разговор по понятиям

Что означает термин «бизнес» - уточняем понятия и терминологию. История появления слова «бизнес» - на Западе и в России. Отличие бизнеса от трудовой деятельности. Бизнес в отношении к субъекту и объекту. Что такое бизнес-процессы и как с ними работать.

Как описать бизнес процесс

Как правильно начать описание бизнес процесса? С чего начать? Чем закончить? Основные этапы работы консультанта, важные нюансы при общении с сотруниками компании, черновики и утверждение результатов. Важные правила описания бизнес-процессов.

УФМТП. Универсальная функциональная модель торгового предприятия в нотации IDEF0

Из чего состоит предприятие? Какие функции основные а какие нет? В данной статье вы найдете ответ на этот и другие вопросы. Модель построенная на основе опыта бизнес консультанта с использованием нотации IDEF0.

Описание нотации IDEF3

Что из себя представляет нотация IDEF3. Из каких элементов состоит? Как используют эту нотацию и как она связана с IDEF0. О этом и многом другом вы узнаете из данной статьи.

Анализ бизнес-процессов

Мне очень часто задают вопрос, что такое анализ бизнес процессов, интересуются, как его проводить. Более того, моя работа с клиентами во многом заключается не только в моделировании бизнес-процессов, но и в анализе. И в этой статье я решил рассказать, как я понимаю, что такое анализ бизнес-процессов и зачем он нужен, а также как я его провожу.

Bizagi. Описание. Пример

Обзор программной системы Bizagi. Предназначение BPM-системы. Основные функции и возможности. Возможности моделирования, разработки бизнес-процессов, модуль исполнения. Настройки доступа. Подробное описание особенностей работы в Bizagi для пользователей и разработчиков.

Спецификация BPMN 2. Перевод официальной документации.

Ко мне часто обращаются с вопросами по BPMN, и ответы я обычно черпаю из официальной документации. Для тех кто не владеет английским я буду размещать перевод спецификации BPMN с сайта omg.org/spec/BPMN/2.0.1 Перевод неполный, буду добавлять по мере готовности.

Что такое BPMS

Что такое BPMS система – определение и подробные пояснения. Как работать в BPMS системе с точки зрения разработчика и пользователя. Варианты реализации бизнес-процессов на практике. Преимущества процессного подхода при автоматизации бизнеса. Почему я рекомендую BPMN 2.0.

Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами

Что такое управление бизнес-процессами (BPM) и зачем процессный подход нужен в бизнесе. История появления управления бизнес-процессами. Основные подходы и терминология – описание простыми словами. Процессный и функциональный подходы.

Как описать бизнес-процесс в нотации BPMN

Как показывает практика описания процесса, для многих людей непонятно в какой последовательности описывать процесс. Прочитав данную статью вы поймете как описывать и какой минимальный набор действий необходимо сделать для получения описания процесса в нотации BPMN. Вы также можете использовать последовательность описанную в статье и для описания процесса в нотации IDEF3.

Что такое DFD (диаграммы потоков данных)

Подробное описание DFD (диаграмм потоков данных). Определение и методы использования. Зачем нужны DFD-нотации, где они применяются на практике, и как их быстро создавать. Вопросы и ответы по DFD-нотациям. Простые методы работы с DFD.

Организация работы склада. Описание. BPMN схемы прилагаются

Методы автоматизации и оптимизации работы склада при помощи учетной системы и аппаратуры для штрих-кодирования. Описание применения штрих-кодов, перечень необходимого оборудования. Описание бизнес-процесса складского учета. Схема бизнес-процесса.

Путь покупателя интернет-магазина ( Customer Journey ) с использованием УФМТП

Недавно у меня вышла статья под названием «Универсальная функциональная модель торгового предприятия в нотации IDEF0». И одно из пожеланий читателей было пояснить подробнее, как я лично пользуюсь этой моделью и как вообще ее можно применять на практике. В этой статье я выполню просьбу читателей. И на примере взаимодействия покупателей с интернет-магазином продемонстрирую практическое применение этой модели.

Хореографии в BPMN

Хореография (Choreography) (без пулов и оркестраций) изображает ожидаемое поведение между участниками. В случае, когда процесс существует внутри пула, хореография существует между пулами или участниками.

Построение процессной модели при внедрении программного обеспечения

Описание процессного подхода для автоматизации бизнеса. Определяем идею (постановка задачи) и выбираем программную систему. Создаем BPMS модель процесса и ставим задачу разработчикам. Реализуем поставленную задачу оптимальным способом.

Бизнес-аналитик – кто он?

Профессия бизнес-аналитика вызывает множество вопросов. Более того, в разных ситуациях под термином «бизнес-аналитик» понимают самых разных специалистов и, соответственно, ожидают разных компетенций и результатов. Я предлагаю разобраться в этом вопросе как можно подробнее.

Критика понятия владелец бизнес процесса

Вопросы, связанные с таким понятием, как владелец бизнес-процесса, возникают очень часто. Я и сам их получаю регулярно как в группе на Facebook, так и в комментариях к своим публикациям. Люди спрашивают, как определить владельца бизнес-процесса, уточняют критерии его идентификации. Задают вопросы о том, что такое уровни и общий владелец BPMN и многие другие, связанные с понятием «владелец бизнес-процесса». В связи с этим я хотел бы пояснить свое видение ситуации с этим понятием.

Точка зрения в модели IDEF0

В требованиях к диаграмме и построению модели в нотации IDEF0 есть требование, которое звучит так: любая диаграмма должна быть построена, исходя из точки зрения (Point of view) и цели (Scop). Именно этот вопрос, скажем так, один из основополагающих — точка зрения и цель. Соответственно, если мы хотим построить правильную диаграмму, нам необходимо выбирать правильно точку зрения.

Оркестрация и Хореография

Понятие потока, как и понятие токена, в BPMN активно используется, но при этом очень скупо поясняются. Так, в официальной документации понятию «токен» посвящено около двух абзацев. Если вам интересно разобраться, что это такое, смотрите мой видео урок, посвященный этому элементу, или читайте статью «Что такое токен в BPMN». Про поток в BPMN информации еще меньше. Потому я решил восполнить это явное упущение.

Краткое описание BPMN с примером

Что такое BPMN – определение и подробное описание нотации. Из чего состоит BPMN, основные элементы бизнес-моделирования: как их правильно использовать. Различия между исполняемыми и неисполняемыми бизнес-процессами. Как работать с BPMN на практике.

Поток в BPMN

Понятие потока, как и понятие токена, в BPMN активно используется, но при этом очень скупо поясняются. Так, в официальной документации понятию «токен» посвящено около двух абзацев. Если вам интересно разобраться, что это такое, смотрите мой видео урок, посвященный этому элементу, или читайте статью «Что такое токен в BPMN». Про поток в BPMN информации еще меньше. Потому я решил восполнить это явное упущение.

Устарел ли стандарт IDEF0

По роду своей деятельности мне достаточно часто приходилось слышать что IDEF0 устарел и в связи с этим не стоит его использовать. Давайте разберемся правы ли те кто говорит об устарении стандарта или нет.

Описание бизнес-процессов Как есть (AS IS) и Как должно быть (TO BE)

Почему так популярно мнение, что обязательно нужно создавать нотации AS IS? Истоки этого спорного утверждения. Почему нотации Как есть нужны далеко не всегда. В каких случаях их действительно важно создавать и применять, а когда проще обойтись без них.

Перевод стандарта IDEF0 с английского на русский язык

Те, кто будет читать перевод и сравнивать с компиляциями русскоязычной документации IDEF0, обязательно обратят внимание на некоторые несоответствия и разночтения с другими источниками, и хотя в работе над этим материалом, работало несколько человек, но перевод сделан под моим контролем и с моим участием, поэтому далее я буду писать от своего имени, и далее постараюсь объяснить почему я перевел так, а не иначе.

Пример процессного подхода: предпроектное обследование промышленной компании. Пример BPMN диаграммы

Кейс. Пример процессного подхода при автоматизации промышленной компании. Предпроектное обследование бизнеса, методы автоматизации, описание бизнес-процесса, BPMN диаграмма.

IDEF0. Знакомство с нотацией и пример использования

Описание графической нотации IDEF0. Определение стандарта. Особенности функционального моделирования бизнес-процессов. Пример нотации IDEF0 и его подробное описание. Перечень важных ошибок при использовании IDEF0.

Про процессный подход

Что такое процессный подход и процессное моделирование. Отличие процессного подхода от функциональной и других видов моделей. Преимущества процессного подхода, особенности и недостатки. Варианты нотаций - графика или текст.

    Добавить комментарий