Не так давно на одном из проектов во время инвентаризации была выявлена очень большая недостача. Как результат, одно из важнейших требований клиента по проекту было: разобраться с тем, что у него происходит в системе, и привести остатки, как он выразился, «в адекватное состояние».А незадолго до этого у меня в практике был случай, когда уже на второй день после внедрения качественной системы учета движения наличных денежных средств (кассы) также была выявлена недостача, но уже в кассе. И в первом, и во втором случае вину за возникновение проблемы представители заказчика попытались возложить на людей, которые занимались внедрением новой системы. И только после долгих и, надо признаться, довольно неприятных и очень эмоциональных разбирательств, удалось доказать клиенту, что система работает правильно, а виноваты в случившемся сотрудники компании, которые намеренно или ненамеренно создали фактическую недостачу товара и денег. Подобные ситуации в моей практике далеко не единичные. В малом и среднем бизнесе, с которым я работаю, сложности с учетом и злоупотребления, связанные с отсутствием полноценной системы учета, являются очень распространенной проблемой. А потому я вынужден из раза в раз объяснять клиентам одни и те ж вещи, банальные для меня, но, как оказалось, не для клиентов. Эта статья призвана систематизировать мой опыт в выявлении злоупотреблений, и раскрыть типовые случаи, с которыми я сталкиваюсь очень часто. Я надеюсь, что она поможет руководству и владельцам бизнеса избежать ошибок и неприятных ситуаций. И, конечно же, очень надеюсь, что после написания этой статьи мне намного реже придется пояснять основные понятия и типовые схемы злоупотреблений своим будущим клиентам.
Важно: в этой статье я пишу о методах, которые используют недобросовестные сотрудники. Я прекрасно понимаю, что большая часть сотрудников в любой компании — честные и порядочные люди, которые никогда не позволят себе некорректное поведение и обман работодателя. Но, как говорится, в семье не без урода, и как раз о таких ситуациях я и хочу поговорить. Тем более, что встречаются они, как это ни прискорбно, намного чаще, чем нам всем хотелось бы.
Ниже я приведу 10 наиболее распространенных методов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением, а также методы борьбы с ними. Но для начала нужно разобраться: почему такая ситуация вообще возможна?
Дело в том, что представители современного малого и среднего бизнеса (а нередко и крупного) очень слабо разбираются в системах учета. Причина здесь кроется в том, что в нашей стране бизнес в “тучные годы” рос очень быстро, и руководители начинали работу с самыми простыми системами, а к тому времени, когда потребовалась более-менее серьезная система учета, у них уже был наемный персонал. В результате, участие во внедрении и постоянную работу с системой учета ведут сотрудники, а руководитель не находит времени, чтобы лично вникать во все нюансы, и с новой системой он также почти не работает. Как итог, руководство компании очень слабо разбирается в системе учета, которая используется в их собственной компании. Понятно, что сотрудники, обладающие определенными знаниями, видят возможность воспользоваться этой неосведомленностью в свою пользу. В прошлые «тучные» годы большая часть этих злоупотреблений оставалась незамеченной, так как на фоне высокой прибыли ее можно было просто не замечать. Но в последние годы в условиях кризиса и спада в экономике, владельцы и руководители бизнеса начали учитывать даже небольшие суммы убытков и обращать на них внимание. Почему такие злоупотребления вообще возможны? Главная причина – это отсутствие необходимых знаний у руководства, и наличие глубокого знания системы учета у сотрудников, которые с ней работают. Понятно, что человек в процессе работы с любой системой постепенно ее изучает, видит все «входы и выходы», замечает различные «дыры» и недочеты. И возникает соблазн использовать эти знания в свою пользу. При этом очень часто сотрудники компании преднамеренно вводят в заблуждение руководство о своем уровне знаний системы. Пытались так обманывать и меня, когда я выступал в роли приглашенного бизнес-консультанта и занимался изучением текущей работы компании. В некоторых случаях я даже начинал обучать работе в системе людей, которые ее на самом деле очень хорошо знали. Как я выяснял, что меня и руководство компании вводили в заблуждение, вопрос отдельный. Здесь я хочу рассмотреть причины, по которым люди поступали таким образом. И сводятся они к разным видам злоупотреблений, которые сотрудники пытались скрыть при помощи кажущегося незнания. Давайте рассмотрим самые распространенные из них.
Этот вариант злоупотреблений обычно присутствует в сфере услуг. Например, я наблюдал такие действия в массажном салоне, где мастер оказывал реально услугу клиенту стоимостью 1000 рублей и получал наличными именно такую сумму. А в систему вносилась другая услуга, стоимость которой была всего 300 рублей. И в кассу компании отправлялась также небольшая сумма. Такое злоупотребление почти всегда предполагает наличие сговора с администратором, т.е. с человеком, который проводит услуги в системе, а также осуществляет контроль работы салона или отдела продаж. В другом случае подобные злоупотребления крайне рискованны, а потому возможны разве что в единичных случаях. Как с этим бороться:
Понимание, что такие показатели руководство может проанализировать в любой момент, и что сотрудников с низкими показателями продаж могут наказать финансово и даже уволить, также заметно снижает желание заниматься таким видом злоупотреблений.
В этом случае клиент получает товар или услугу, оплачивает ее в полном размере, но не получает чек и сама продажа вообще не проводится через систему учета. Покупатели об этом могут знать, а могут и не знать, это зависит от множества факторов. В случае продажи неучтенной услуги проблема заключается в недополученной прибыли, а при продаже товара, которую не провели вообще, возникают недостачи по складу, которые впоследствии также почти всегда «заминают». Их списывают на пересортицу или прячут в общем документе об инвентаризации среди других товаров, которые по разным причинам также оказались в графе «недостача». А потому выявить такую продажу впоследствии практически невозможно. Как с этим бороться:
Для внедрения перечисленных решений подойдет качественно настроенная система работы с клиентами (CRM), а для покупателей нужно создать отдельный сервис, где они смогут увидеть свои покупки и начисленные бонусы. Очень хорошо работает, например, система смс-уведомлений, когда после каждой покупки человек получает уведомление «Спасибо за покупку, вам начислен бонус в размере …» или любые другие подобные методы.
Здесь очень важно понимать, что вашим покупателям интересна их выгода, а не ваша прибыль. При этом в большинстве случаев возврат товара не производится, а потому покупателям не очень и нужны какие-то гарантийные документы и чеки или другие документальные подтверждения покупки. Особенно часто такая схема работает в небольших компаниях, которые зарегистрированы как ИП, и, соответственно, чеки им для бухгалтерской и налоговой отчетности не нужны. Как это происходит? Клиенты очень легко идут на сговор с продавцом, чтобы получить товар по лучшей цене. В результате менеджер проводит товар «для себя», т.е. с максимально возможной скидкой для сотрудников. Либо еще каким-то образом оформляет продажу со скидкой, например, создает карточку фиктивного оптового покупателя, на которого и оформляет товар, в то время как реальная продажа проходила нескольким розничным клиентам. При этом покупатели получают от менеджера некоторую скидку, например, 5%, и оплачивают покупки наличными. А менеджер оформляет товар с 15-20% скидкой, проводит поступление средств через кассу, а разницу забирает себе. Еще один вариант — это продажа товара вообще без скидки, а оформление покупки на карточку клиента, у которого имеется в системе неплохая скидка. Конечно, при сверке с клиентом эти продажи могут быть выявлены, но если всю работу с клиентом, в том числе и сверки по задолженностям проводит тот же менеджер, что и оформляет фиктивную продажу, то при такой схеме он остается безнаказанным. Как с этим бороться? Здесь поможет только качественный и постоянный контроль клиентской базы. При выявлении незнакомого крупного клиента, который оплачивает наличными, руководитель отдела продаж должен заинтересоваться, что это за клиент и как с ним можно связаться. Также вопросы должны возникнуть, если менеджер оформляет на себя большое количество товара. Любые хитрости менеджеров в подобных случаях выявляются только при помощи строгого контроля продаж. Качественная работа с базой клиентов – это метод, который поможет, как избежать обмана со стороны сотрудников, так и повысить качество работы с покупателями.
Этот метод очень распространен в компаниях, где цены связаны с долларом, евро или любой другой иностранной валютой. Суть его заключается в том, что на момент сделки курс валют был один, а проводят эту сделку по другому, более выгодному для покупателя курсу. Например, компания продает товары по цене 1 у.е. Что дальше:
Обычно такие махинации практикуют при продажах больших партий товара или при высокой цене в условных единицах. В некоторых случаях также вполне возможен сговор с клиентом, тогда разница в цене делится между менеджером и покупателем (последний получает скидку в рублях, т.е. продажу по курсу выгоднее, чем это реально на день покупки). Как с этим бороться? Общие рекомендации – это грамотное разграничение доступов к системе. Сотрудник с правами продавца не должен иметь доступа к смене курса в принципе. К сожалению, в малом и среднем бизнесе очень часто не обращают достаточного внимания на разграничение прав доступа сотрудников к системе либо продавец по совместительству занимается также и другими вопросами, в том числе, своевременной сменой курса валют. В последнем случае приходится искать нетривиальные решения. Например, один из моих клиентов реазизовал такую схему: при каждом изменении внутреннего курса валют в системе ему на электронную почту приходит уведомление. В его случае именно такой метод оказался наиболее эффективным.
В этом случае продавец создает правильный документ, проводит продажу по всем правилам, после чего помечает документ на удаление. При этом продавец получает на руки всю сумму налом, она оказывается полностью в его кармане, а в системе продажа оказывается «не состоявшейся». В этом случае обычно менеджер работает в связке с кладовщиком, сумма от продажи делится между ними, и потом при инвентаризации недостача прячется тем или иным способом. В случае недостаточного учета по складу кладовщик ссылается на пересортицу. А если это невозможно, то сумма восполняется при следующей закупке, т.е. компания получает в итоге товар или, в случае компенсации недостачи из зарплаты кладовщика, себестоимость продукции, кладовщик возмещает ущерб из суммы аннулированной накладной. А прибыль от продажи эти товаров, которую должна была бы получить компания, вместо этого делится между менеджером и кладовщиком. Также нередко задним числом корректируют суммы скидок или переносят расходный документ с одной даты на другую, чтобы получить продажу по выгодному курсу или расход товара по ценам до переоценки (повышения). Здесь менеджер работает обычно месте с кассиром, так как изменять надо также и оплату, а деньги получить можно только наличными из “плюса” по кассе, который при этом образуется. Как с этим бороться?
Таким образом, каждая аннулированная после проведения накладная должна быть обоснована. Если менеджеры об этом знают, а руководитель не ленится вникать в причины правок в том или ином документе, то проблема также вполне успешно решается.
Обычно это происходит перед первой инвентаризацией в компании или при внедрении новой системы учета. Бывали случаи, когда люди вообще увольнялись перед самой инвентаризацией, которая и выявляла значительную недостачу. Как с этим бороться? Единственный эффективный метод – это установка видеонаблюдения. Программно проконтролировать подобные действия практически невозможно, так как обычно подобные хищения происходят перед инвентаризацией, которую проводят в целях наведения порядка и создания современной системы учета. Также дает определенный эффект выборочный подсчет реального товара на складе. Например, можно выбрать группу товаров и посчитать их за 2-3 дня до инвентаризации. Далее проверить движения по этим товарам в продажах. Если при инвентаризации количество не совпало с пересчитанным раннее (с учетом проданных позиций), значит, воровство выявить удалось. С другой стороны, можно быть уверенными, что после внедрения качественной системы учета товаров и продаж подобные хищения будут минимальными или прекратятся вообще. При каждой последующей инвентаризации можно будет наглядно увидеть, имеет ли место пересортица. А по группам товара, где недостача оказывается значительной, всегда можно просмотреть подробное движение (продажи, списания, перемещения и т.д.), выявить причину и принять соответствующие меры.
Этот вид злоупотреблений практикуется в случаях, когда компания практикует ту или иную реферальную систему. Например, в моей практике была организация, которая торгует строительными материалами. И там работала система, при которой постоянные покупатели или партнеры по реферальной программе (дизайнеры, строители, ремонтные бригады и пр.) каждый раз, когда приводят клиента, получают определенный процент вознаграждения от суммы сделки. Аналогичные варианты вознаграждения за привлечение покупателей практикуются и в других сферах. Что делают в этом случае менеджеры по продажам? Часть сделок, которые не имеют никакого отношения к партнерам-рефералам, они проводят как сделки с участием реферала. В результате формируется сумма вознаграждения, которую менеджер забирает себе либо делит с рефералом, от имени которого проводятся эти сделки. В отдельных случаях, которые я наблюдал на практике, реферала и сумму выплат отражали в расходной накладной в качестве комментария. Обычно учетные системы изменения в комментариях не фиксируют, а потому впоследствии такие пометки очень легко было изменить или вообще удалить. В других случаях фиктивных “рефералов” добавляли в накладную в момент продажи, после чего никие правки уже не требовались. Как с этим бороться?Здесь может помочь только качественная система учета покупателей и продаж. Должно быть видно, каким образом появился тот или иной клиент (фиксироваться звонки и запросы через интернет), должна быть максимально возможная персонификация покупателей и т.д. 8. Редактирование кассовых документов задним числом В этом случае из кассы сотрудник берет наличные средства, а потом, чтобы скрыть недостачу по кассе, задним числом изменяет какой-то из кассовых документов. Например, помечает на удаление приходный документ, который был проведен 3-4 дня назад. Либо изменяет в нем сумму на меньшую. В результате оставшиеся наличные средства в кассе совпадают с остатками, которые на сегодняшний день показывает кассовый отчет. Давайте разберемся на примере, как это работает:
Здесь также наиболее эффективен запрет корректировки документов задним числом. Либо, если это невозможно по каким-то причинам, настройка уведомлений руководства в случае любых подобных корректировок.
Очень распространенное злоупотребление, когда менеджер за вознаграждение передает заказы конкурентам. Это делается либо прямым текстом, т.е. клиенту сообщают «мы этим не занимаемся, но есть такая фирма – вот ее контакты – они вам помогут». Либо заказ принимается, но вся информация, включая перечень товаров, цены, дополнительные потребности клиента, его контактные данные, оперативно передается в отдел продаж конкурента. Как с этим бороться? Здесь поможет только внедрение CRM-системы, когда будут фиксироваться все обращения клиентов, все контакты, звонки и т.д. При этом очень важно, чтобы каждый сотрудник знал, что любой его контакт с клиентом на любом этапе, в том числе, в случае отказа от сотрудничества, может быть проверен руководителем. Контроль работы отдела продаж – это не менее важно, чем контроль учета товаров или денежных средств.
Об этом методе злоупотреблений знают, наверное, все. И слово «откат» также не единожды звучало в любой компании. В случае этого злоупотребления сотрудник, отвечающий за закупки товаров, соглашается покупать тот или иной ассортимент у поставщика по завышенной цене, а разницу между реальной стоимостью и завышенной поставщик выплачивает ему наличными. Продавцы часто соглашаются на махинации с «откатами», так как подобная схема гарантирует, что покупатель будет работать с ними долго и делать закупки большими объемами. И останется верным поставщику даже в том случае, если на рынке появятся конкуренты с интересными для компании-покупателя предложениями. Выгода сотрудника или группы сотрудников, ответственных за закупки, очевидна. Как с этим бороться? Здесь поможет загрузка прайсов поставщиков, оформление заказов поставщикам через систему учета и контроль разницы цен между прайсом и приходными накладными при закупке товаров. Кроме программных, также помогут методы выборочного контроля. Например, запрос прайса может провести руководитель компании, просто как анонимный потенциальный клиент. После чего цифры также нужно сравнить с теми, которые указаны в прайсах, введенных в систему учета. Особенно важно проверять те товарные позиции, цена на которые при стандартной наценке почему-то оказывается выше, чем у конкурентов. Также стоит выборочно мониторить цены других потенциальных поставщиков выбранной для контроля группы товаров.
На самом деле, почти все злоупотребления сотрудников становятся возможными просто потому, что в компании по тем или иным причинам, нет строгой системы автоматизации работы, нет жесткого контроля, зато присутствуют те или иные нарушения. Самые распространенные ситуации, которые способствуют злоупотреблениям сотрудников:
Посмотрите, насколько жесткая кассовая дисциплина у кассиров в банках. Весь этот свод правил и жестко регламентированный перечень действий нужен как раз для того, чтобы у людей, которые работают с деньгами, не было ни малейшей возможности злоупотребить служебным положением. Также важно понимать, что при низких зарплатах соблазн улучшить свое финансовое положение всегда выше, чем в случае достойного заработка. Особенно это заметно в компаниях, где суммы сделок, которые заключает менеджер, насчитывают миллионы рублей, а его зарплата – 30 000 рублей + небольшие проценты. При этом итоговая сумма на руки составляет, например, около 45 000 рублей. Я видел такую ситуацию не единожды, и понимаю, что при таком подходе, особенно, если сотрудник еще и видит закупочные цены и может посчитать прибыль от сделки, мысли о том, что ему недоплачивают, появятся обязательно. А дальше только от человека зависит, что он сделает – уволится или будет при помощи разных злоупотреблений «исправлять несправедливость». Методы борьбы с такой ситуацией, думаю, очевидны: платить нормальные деньги и обязательно контролировать работу сотрудников. Кроме того, важно понимать: злоупотребления возможны не только при оплате наличными, но и в тех компаниях, которые работают только по безналичному расчету. При необходимости менеджер может вступить в сговор с кем-то из клиентов, и получить аналог “отката”, но уже от покупателя. А если сумма того стоит, любой сотрудник может в самые сжатые сроки создать фиктивную компанию либо ИП, а также провести безналичную оплату через третьих лиц по договоренности. Все зависит от выгоды: если итоговая цифра стоит того, никакие сложности ваших сотрудников не остановят. А потому учет и контроль также важны для компаний, которые работают только по безналу, как и для всех остальных. Надеюсь, что эта статья поможет вам избежать потерь от злоупотреблений сотрудников, а также оптимизировать работу своей компании. При этом очень важно создать продуманную систему контроля и учета товаров, продаж, движения денежных средств, при которой руководитель сможет получить доступ к любой информации при помощи удобных отчетов. А сотрудники будут знать, что проверить их могут быстро и неожиданно. Отсутствие соблазна – лучшая гарантия честности!
