А что у них? Обзор американской бухгалтерии QBD

Аннотация

QBD (QuickBooks Desktop) – это информационная система для ведения бухгалтерского учета, созданная в США. В этой статье я хочу показать особенности работы и возможности этого программного продукта.

Оглавление


Содержание

Так получилось что мне заказали перенос данных из одной системы - QuickBooks Desktop в другую систему ZOHO BOOKS и в процессе написания интеграции мне пришлось очень плотно познакомиться с этими программными продуктами. Переносили данные за 14 лет, со всей справочной информацией и документами.

Лого

Лого

QBD (QuickBooks Desktop) – это информационная система для ведения бухгалтерского учета, созданная в США. Вообще я планирую написать статьи о двух учетных западных системах- ZOHO books и QuickBooks Desktop. В этой статье я хочу показать особенности работы и возможности этого программного продукта. Статья не является подробным обзором или инструкцией по работе с системой. Скорее, она носит ознакомительный характер для понимания того, как работают информационные системы для бизнеса за рубежом.

Введение

После авторизации в системе пользователь попадает на главный экран, где удобно и наглядно отображена общая схема работы бухгалтерии. Я не буду описывать каждый элемент, остановлюсь только на самых важных вопросах:

  • Из чего состоит система;
  • Каков ее документооборот;
  • Как делать проводки и создавать отчеты.

Кроме того, рассмотрю некоторые отличия этой информационной системы от 1С Бухгалтерии.

61c0e7cc73a993c45c04c75d_2613c439ed6f04cdd0817c2c834c153b

Основные элементы и принципы работы

В США и других западных странах, в принципе, нет отдельных направлений – управленческий, бухгалтерский учет и т.д. Потому и система QBD – это больше, чем просто бухгалтерия.

Здесь все основано на таком понятии, как Accounts. Если попробовать найти соответствие в нашем понимании, то это будет счет. Если мы зайдем в раздел Chart of Accounts, то увидим все имеющиеся счета и субсчета.

61c0e7cbe3306f16d94a5e12_90e70a4f1876259ab3ba1db6be1ab591

Важно понимать, что счета и субсчета – это объекты со строгими  ограничениями . Они не могут быть документами или еще каким-то типом данных, отличным от понятия счет и субсчет. И еще работа в системе строится на следующем: чтобы выполнять текущую работу, нужно перейти к тому справочнику, который для этого необходим. Например, для работы с покупателями необходимо перейти в раздел Customers, и в нем создать необходимый документ. Если мы собираемся работать с поставщиками, переходим в раздел Vendors и т.д.

Система делится на 5 больших блоков:

  1. Customers – покупателей
  2. Vendors – поставщики
  3. Item – товары
  4. Непосредственно бухгалтерия, и все, что с ней связано, в том числе, зарплата.
  5. Банк.

Давайте разберемся с каждым блоком подробнее.

Chart of Accounts

Chart of Accounts - это раздел, без которого работа в системе невозможна. Это план счетов, которыми будет пользоваться компания. Но, в отличие от Российский Федерации, здесь нет жестко заданного перечня счетов. В Chart of Accounts вы сами добавляете только те счета и субсчета, которые реально нужны для работы.

Т.е. вы сами можете создать счета по собственному усмотрению. Но и здесь есть определенные ограничения. Обязательно должен быть указан Accounts Type

61c0e7cb1799124d10055f51_e55e5d007950ebb3b36313c5cca5fd1d

Как видите, количество возможных типов ограничено.

Самые важные типы:

  • Bank - все возможные банковские операции.
  • Accounts Receivables - дебиторская задолженность
  • Accounts Payable - кредиторская задолженность
  • Income - приход товаров
  • Cost of Goods Sold - себестоимость (приходная стоимость) товаров;
  • Expense - любые затраты компании

Очень важно различать между собой Cost of Goods Sold и Expense. Только при правильном распределении счетов вы сможете получить правильные проводки и отчетность.

Customers

Работа с покупателем начинается с Estimate, т.е. коммерческого предложения. На основе Estimate можно создать Invoices (счет) или Sales Orders (Заказ клиента). На следующем этапе мы можем зафиксировать оплату от клиента или произвести возврат.  

Bid/Estimate

Документ практически ничем не отличается от счетов или заказов клиента. Точно такая же табличная часть, также указываются сведения о клиенте и т.д.

Главное отличие Estimate от других типов документов - отсутствие проводок и обязательств после его создания. Т.е. это действительно просто коммерческое предложение. Оно не зафиксирует сумму задолженности, не будет создавать товарный резерв или еще каким-то образом влиять на работу компании.

Что можно сделать с Estimate:

  1. Выбрать шаблон для печатной формы;
  2. Отредактировать печатную форму, например, добавить текст и т.д.
  3. Сохранить в удобном формате и отправить покупателю.
  4. Создать на основе Estimate счет покупателю, заказ клиента или заказ товаров поставщику.

Customers и Invoices

Теперь давайте посмотрим подробнее на Sales Orders

image-placeholder

Как видите, здесь также есть все необходимые для работы сведения:

  1. Информация о клиенте;
  2. Template – шаблон печатной формы;
  3. Наименования товаров, цены, количество;
  4. Необходимая служебная информация.

Практически также выглядит и счет (Invoices). Потому мы и рассматриваем их в комплексе.

Обратите внимание, что Sales Orders ничем не отличается от Invoices, кроме одного важного момента. На основании Sales Orders система резервирует товары.  А Invoices – это финансовый документ, который фиксирует задолженность клиента.

В любом из документов есть возможность быстрого перехода в такие отчеты:

  1. Быстрый отчет по клиенту;
  2. История транзакций по документу;
  3. Проводки документа;
  4. Налог по документу и т.д.

После создания и проведения Sales Orders на его основе можно быстро оформить Invoices. Таким образом, мы сначала зарезервировали товары, после чего можем спокойно выставить клиенту счет и зафиксировать его задолженность.

Далее, как обычно, получаем оплату, проводим полученную сумму и т.д.

Здесь важно понимать, что в отличие от привычной для многих 1С, в QBD нет разделения по договорам. Здесь мы можем фиксировать суммы на основании счетов, а взаиморасчеты выполняются только по покупателям в целом.

Customer payments/resift payments

После того, как был зафиксирован Invoices, на его основании можно провести оплату от клиента. Для этого создается документ Customer payments. Здесь мы можем зафиксировать точную сумму оплаты, а также указать способ получения средств. Методов система включает много: наличные, чек, оплата кредитной картой и т.д.

После выбора клиента на экране Customer payments в нижней части отображается список инвойсов, открытых для указанного контрагента.

61c0e7cc95d9e353d2a0c8f9_270f221c2cf5e02a213ffc66826056ff

Чтобы оплата прошла корректно, необходимо обязательно выбрать, что именно, какой из инвойсов оплачивает покупатель. При этом сама сумма оплаты может быть любой. Например, если у нас счетов выписано на 600 долларов, а оплата пришла на 500 долларов, мы так и проводим. При этом один из счетов будет оплачен только частично.

Что здесь хочется отметить. В отличие от российских бухгалтерских систем здесь ведется сквозной журнал транзакций. Т.е. все операции, которые влекут за собой проводки по учету, независимо от аккаунта, отображаются в общем журнале. Его можно просмотреть при помощи соответствующего отчета.

Vendors

Работа с поставщиками выглядит практически так же, как и с покупателями, только, соответственно, здесь уже наша компания выступает в роли заказчика. Первым делом формируется заказ поставщику - Purchase Orders. Далее, на его основании Receive Inventory (документ, подтверждающий прием товара на склад). А потом на основе выставленного заказчиком документом – Bills. В нашем понимании это счет на оплату. Но, на самом деле, Bills - это нечто большее.

Bills – это финансовый документ, на основании которого формируется кредиторская задолженность. Т.е. сразу после проведения документа Bills, система отражает наличие кредиторской задолженности перед поставщиком, которую необходимо так или иначе закрыть.

61c0e7ccc033fc20ab176cd6_c038142d89ff889194016d14e796ae88

Bills можно отправить на оплату непосредственно из документа или выбрать группу Bills, которые вы планируете оплатить. Каждая оплата поставщику проводится только на основании Bills, другие варианты система не позволяет. Потому, если вы выполнили оплату, приложили чек или какой-либо другой документ, можно быстро и просто формировать взаиморасчеты и выполнять сверки.

В нашей стране финансовые взаимоотношения не столь строго структурированы, в результате чего поиск ошибок при сверках с клиентом более сложен и трудоемок для бухгалтера.

Еще один интересный момент - на основании Bills  можно сформировать Invoices для своих покупателей. Т.е. если вы выполняете какие-то посреднические услуги или перепродаете товары, такая функция очень удобна.

Item

Справочник Item – это перечень всех товаров с их атрибутами. Этот раздел почти не отличается от любой другой системы, предназначенной для работы с товарами, в том числе, 1С.

При создании нового товара открывается карточка, в которой необходимо выбрать тип элемента.

61c0e7cd4f0f6681bd841b2e_53287a6f7a191e40386a6cd85acf7c17

Дело в том, что в понятие Item входят не только товары. Это могут быть услуги, скидки, группы товаров и т.д. В зависимости от выбранного типа элемента, меняется набор параметров, которые необходимо будет заполнить.

В большинстве типов Item важными параметрами являются:

  1. Себестоимость;
  2. Цена продажи;
  3. Cost of Goods Sold (тип «цена продажи»);
  4. Income Account (аккаунт, т.е. счет, на который будет зачисляться сумма при продаже товара).

61c0e7cde3306f67ee4a5e14_4c51f76caeba96aebbc6aa5144d78c31

Отчеты в системе QBD

Система предлагает обширный перечень различных отчетов. Самый главный отчет называется Profit & Loss. Об этом отчете мечтают практически все отечественные предприниматели. Он позволяет увидеть работу организации в целом со всеми параметрами, необходимыми для оценки эффективности.

61c0e7ceb555f57bf3bfb834_eeec442243bef913c5b8e35dcca0b1a0

Интерфейс системы

С одной стороны, интерфейс можно назвать несколько старомодным. Внешний вид невозможно изменить или настроить под себя. А его консервативность вы уже могли и сами оценить на скриншотах.

С другой, он очень удобный. Благодаря наличию выпадающего верхнего и очень продуманного левого меню из любого документа, отчета или справочника вы можете очень быстро попасть в любой другой раздел системы. Причем, все переходы и формирование документов, отчетов, других элементов выполняются очень быстро.

Интеграция с другими системами

В системе QBD имеется собственное API, которое работает надежно, но с большим количеством ограничений.

Работает API в двух вариантах:

  1. С использованием процессора запросов.
  2. На основании модели запрос-ответ.

В первом случае мы можем выслать один запрос и получить на него один ответ. Чтобы выслать другой запрос, последовательность действий нужно будет повторить сначала. При этом каждый раз приходится открывать соединение заново.

Во втором случае соединение устанавливается один раз, после чего система может отправлять запросы и получать ответы много раз.

API обеспечивает широкие возможности для чтения данных. Но при необходимости записать данные вы столкнетесь со многими ограничениями. Например, невозможно выбрать для записи данные в соответствии с каким-то условием и т.д.

Общее впечатление от API - создавалось с пониманием важности быстрого получения данных с учетом всех требований безопасности. Но развития это API так и не получило.

Важные особенности QBD

В отличие от привычного нашим соотечественникам «конструктора» 1С, в системе QBD вносить изменения на уровне разработчиков или использовать какие-то доработки и надстройки невозможно. Система продается «как есть».

Можно выгрузить или загрузить базы данных, в том числе, справочники товаров, клиентов, поставщиков, сформированные отчеты и т.д. Можно выполнить интеграцию системы с другими программными продуктами. Но даже добавить реквизиты компании, которые не предусмотрены разработчиками, не получится.

С одной стороны, это кажется не очень удобным, так как лишает продукт определенной гибкости. С другой, такой подход позволяет максимально защитить информационную систему от сбоев и ошибок. Конечно, бывают и здесь какие-то краши, и, по отзывам пользователей, чаще, чем хотелось бы. Некоторые решения здесь неудобные, о них мы поговорим при сравнении QBD и Zoho Books. Другие – наоборот, реализованы очень удачно, например, документооборот и взаиморасчеты. В целом, система стабильная и надежная.  Но она дает только то, что, по большому счету, необходимо предпринимателю.

В самом конце я хотел бы сделать акцент,  что выше мы изучали именно систему QBD. К сожалению, ее нередко путают с QBol – подобной американской бухгалтерской системой, но разработанной для работы онлайн. О ней я готов рассказать отдельно, если у вас появится такое желание. Хотите прочитать обзор QBol? Пишите об этом в комментариях.


Бизнес-консультант с большим практическим опытом работы в России и ближайшем зарубежье. Автор многочисленных публикаций и нескольких книг по оптимизации и автоматизации бизнеса. Живу и работаю в Москве, руководитель компании Trinion. Делюсь опытом посредством блога на сайте trinion.org


Вам также может понравиться

Техническое задание на автоматизацию. Каким оно должно быть, состав и технологии создания

Одна из самых больших проблем в любом, особенно, большом деле – это начать. Всегда на старте возникает масса вопросов. С чего начать? Как начать таким образом, чтобы получить тот результат, который нужен? И здесь на помощь приходит философия.

Использование GAP-анализа для выявления и согласования задач по проекту

Что такое GAP-анализ и какие задачи он помогает решать. Основные этапы работы. Диагностика и ее разновидности. Чем интересен метод GAP-анализа для анализа выбранных решений. Преимущества графики.

Что такое компьютерная информационная система

Подробное описание компьютерных информационных систем (иначе – IT систем). Значение термина простыми словами. Чем поможет понимание особенностей IT систем для взаимодействия с разработчиками. Как правильно выбрать программную систему.

Обзор ERP на базе Drupal 9

В данной статье мы предлагаем вам полный обзор ERP, созданной на основе Drupal 9 для зооклиники «Зоостатус». Хотел бы сразу поблагодарить руководителя этой компании Михаила Тарасова за предоставленную возможность рассказать про эту систему и заместителя генерального директора Асию Калимуллину за всесторонюю помощь и координацию работ со стороны заказчика.

Внедрение программного продукта. Особенности работы бизнес-консультанта

Что такое внедрение программного продукта с точки зрения заказчика и бизнес-консультанта. Основные этапы работы по внедрению программной системы, как работать с клиентами и обосновывать свой выбор правильно. Ошибки при внедрении.

Как выбрать IT систему

Правильный выбор IT системы - это работа, которая требует времени, сил и грамотного подхода. Как действовать при выборе программного обеспечения? На какие параметры обращать внимание при сравнении различных инфомационных систем? Подробно, с примерами и полезными советами читайте в статье.

Есть вопрос или замечание?

Ваша электронная почта не будет опубликована.