Анализ бизнес-процессов

Мне очень часто задают вопрос, что такое анализ бизнес процессов, интересуются, как его проводить. Более того, моя работа с клиентами во многом заключается не только в моделировании бизнес-процессов, но и в анализе. И в этой статье я решил рассказать, как я понимаю, что такое анализ бизнес-процессов и зачем он нужен, а также как я его провожу. 

Хочу еще раз обратить внимание, что эта статья основана на моем многолетнем опыте работы, а потому вас здесь ждет не теория из учебников, а, в первую очередь, опыт и знания, полученные, в том числе, в процессе реальной работы.

Что такое анализ

Для начала давайте разберемся, что означает понятие «анализ». Возьмем определение из Википедии:

Ана́лиз (др.-греч. ἀνάλυσις «разложение, разделение, расчленение, разборка») — метод исследования, характеризующийся выделением и изучением отдельных частей объектов исследования.

Как видите, чтобы провести анализ, нужно выделить и изучить отдельные части объектов исследования. А потому, чтобы анализировать бизнес-процесс, нужно понять, что это такое и из чего он обычно состоит.

Что такое бизнес-процесс, вы можете подробно прочитать в моей статье «Что такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса».

Но в нашем случае кроме общего понимания, нужно учитывать тот факт, что бизнес-процессы могут использоваться для разных целей:

1. Реинжиниринг – анализ бизнес-процесса выполняется для оптимизации работы людей (взаимодействия сотрудников компании и т.д)

2. Автоматизация – внедрение программных систем.

Если бизнес-процесс предназначен для реинжиниринга, то чаще всего достаточно получить графическую модель, например, в формате BPMN или IDEF0.

Если бизнес-процесс предназначен для автоматизации, то понадобится графическая модель, текстовое описание (расшифровка), а также список необходимых работ для реализации бизнес-процесса в выбранной IT-системе.

Именно эти части объекта исследования мы будем анализировать.

Зачем анализировать бизнес-процесс

Анализировать бизнес-процесс нужно с нескольких точек зрения.

• Во-первых, анализ необходимо проводить для того, чтобы составить свое мнение, насколько он соответствует поставленной задаче. С этой точки зрения нужно убедиться, что описание бизнес-процесса включает все необходимые составляющие, и действительно с помощью описанного бизнес-процесса задача может быть, в принципе, решена. Если все необходимые составляющие есть, значит, с этой точки зрения все в порядке.

• Во-вторых, необходимо провести анализ качества бизнес-процесса. В этом случае необходимо подробно изучить каждую часть в отдельности.

На самом деле, анализ бизнес-процесса на практике всегда включает в себя обе точки зрения, но если в первом случае вопросов обычно не возникает, то анализ качества имеет смысл рассмотреть подробно.

Анализ графической нотации

Графическая часть анализируется с точки зрения полноты и соответствия той нотации, которая была выдана.

Если вы создаете графическую модель, я настоятельно рекомендую не использовать какие-то нетиповые инструменты, например, INVISIO. Пользуйтесь надежными традиционными нотациями, например, BPMN или IDEF0.

Важно! IDEF0 – это инструмент для создания функциональных моделей, эта нотация не подходит для описания бизнес-процессов, для них я рекомендую использовать BPMN.

Если вас интересует описание функциональных моделей в нотации IDEF0, то вы можете подробно познакомиться с этой нотацией в статье «IDEF0. Знакомство с нотацией и пример использования».

Графическая часть должна быть:

1. Полной.

2. Соответствовать той нотации, которую вы выбрали.

Внимательно изучите графическую часть, убедитесь, что в ней присутствуют все необходимые элементы, а последовательность действий отображает все возможные ситуации, которые могут возникнуть при реализации этого процесса на практике.

Анализ текстового описания

Текстовое описание должно полностью соответствовать той графической нотации, к которой оно прилагается. 

Сама по себе графическая схема – это некий концепт, где в удобном для восприятия виде можно увидеть весь процесс в целом и понять его основные особенности. Но чтобы максимально подробно понимать, что именно изображено на графике, требуется текстовое описание, где будут расшифрованы все важные действия.

Текстовое описание должно отвечать на все важные вопросы:

• Быть для читателя глоссарием, т.е. пояснение, что означает то или иное изображение или название элемента.

• Пояснять, в какой системе и с помощью каких инструментов будет выполняться работа на каждом из этапов.

• Подробное описывать документы. Например, в каком формате отправляется письмо или в каком виде может поступать заявка покупателя. На графической схеме нет возможности подробно описать эти нюансы, там будет находиться только краткая фраза «Отправить письмо» или «Получить заявку», а подробно стиль, формат документа, канал получения заявки и другие нюансы должны быть в текстовом описании.

Отдельно стоит обратить внимание на наличие и качество описания списка задач, которые необходимо выполнить для реализации описанного бизнес-процесса.

При составлении и анализе такого перечня задач нужно учитывать:

1. Что (какие инструменты, IT-системы) уже имеется в наличии;

2. В каких системах возможно реализовать необходимые действия;

3. Что необходимо дорабатывать для получения результата.

Таким образом, этот раздел посвящен реализации, а потому и при анализе нужно обращать внимание на качество реализации, заложенное в план работ. И здесь важно заложить не только непосредственно внедрение и доработки программных систем, но также настройку системы, обучение персонала, а также закупку оборудования, если это необходимо для автоматизации работы.