Составьте графическое описание бизнес-процесса:

«Менеджер получает заявку от клиента. Менеджер проверяет наличие нужного товара. Если товара нет в наличии, менеджер оформляет заявку за закупку. Закупщик проверяет заявку. Если заявка одобряется, закупщик формирует Заказ поставщику и отправляет сообщение менеджеру с подтверждением заявки. Менеджер лично или по телефону уведомляет клиента о подтверждении заявки».

Используйте правильно элементы Задача-отправка и Ручная задача.