Составьте графическое описание бизнес-процесса:

«Менеджер получает заявку от клиента. Менеджер проверяет наличие нужного товара. Если товара нет в наличии, менеджер оформляет заявку за закупку. Закупщик проверяет заявку. Если заявка одобряется, закупщик формирует Заказ поставщику, менеджер автоматически уведомляется об одобрении заказа. Менеджер лично или по телефону уведомляет клиента о подтверждении заявки».

Используйте элемент «Ручная задача» там, где это необходимо.