Преимущества внедрения CRM системы

Основные этапы работы

1. Предпроектное обследование.

Заказчик определяет основные цели и задачи, которые планирует решить при помощи CRM-системы. Бизнес-консультант изучает особенности работы отдела продаж компании и важные для реализации процесса продаж этапы взаимодействия с другими подразделениями. На основе полученных данных составляется нотация бизнес-процесса продажи, выполняется выбор оптимальных программных решений – непосредственно CRM-системы и сопутствующих продуктов (телефония, интеграция с сайтом и email, обмен данными с учетной системой и т.д). 

2. Согласование проекта.

Обсуждается бизнес-процесс продажи совместно с ведущими сотрудниками. По необходимости вносятся корректировки и доработки. В финале согласования составляется окончательный вариант бизнес-нотации, план работ, а также калькуляция.

3. Внедрение, доработки, интеграция.

Выполняется установка и настройка системы CRM, вносятся справочники, выполняется настройка ролей пользователей, выполняются необходимые доработки. Кроме того, выполняется настройка обмена данных с сайтом и другими информационными системами, подключается телефония, выполняются другие виды настроек.

4. Обучение персонала и тестовая эксплуатация.

После выполнения необходимых доработок сотрудники отдела продаж проходят обучение по работе с CRM-системой. В случае необходимости, работники склада, отдела закупок и других подразделений также обучаются работе с обновлениями, выполненными в процессе интеграции программных продуктов с CRM-системой. Одновременно с обучением проводится тестирование с участием сотрудников компании. Так люди получают нужные практические навыки, а специалисты по внедрению выявляют возможные недочеты и оперативно их устраняют.

5. Должностные инструкции и другая документация.

После внедрения CRM-системы для сотрудников отдела продаж составляются обновленные должностные инструкции, где четко отражен бизнес-процесс продажи и действия каждого сотрудника с учетом его роли. Кроме того, составляется руководство пользователя, где просто и понятно описываются действия сотрудника в системе.

6. Завершение проекта.

Внедрение CRM завершается после того, как система полностью настроена и готова к работе в соответствии с утвержденной нотацией бизнес-процесса продажи, а сотрудники прошли обучение и получили необходимые справочные материалы.

Зачем внедряют CRM-систему: проблемы и решения

Малый бизнес с небольшим количеством продавцов нередко обходится без CRM-системы. Например, клиентскую базу можно вести в Excel-таблицах или Google-документах. Но со временем компания развивается, и возникает множество проблем, для решения которых требуется полноценная автоматизация.

Ниже представлено несколько примеров:

Сотрудник заболел или уволился, не передал никому корректно дела. В итоге не состоялась важная встреча, клиенты напрасно ждут коммерческое предложение или возмущенно звонят с вопросом, почему им не поставили согласованный заказ.

CRM-система поможет забыть о подобных сложностях. Вся информация о клиентах, этапах сделки, планах и поставленных задачах хранится в единой информационной базе. В случае отсутствия сотрудника руководитель всегда может изучить текущую ситуацию в работе с его клиентами, и продолжить работу.

В отделе продаж есть «звезды», которые показывают самые лучшие показатели, а есть сотрудники, чей «средний чек» намного ниже. Единая воронка продаж помогает решить эту проблему. Но без комплексной автоматизации ее внедрение тормозит человеческий фактор.

Работа в CRM-системе построена на основе разработанной специалистами бизнес-нотации. Сотрудник может приступать к выполнению определенной задачи только после того, как были успешно пройдены предыдущие этапы. Таким образом, процесс продажи стандартизируется, каждый сотрудник работает в рамках воронки продаж, конверсия и средний чек повышаются.

В почтовый ящик поступает большое количество заявок с сайта, но специалисты по продажам часть из них не обрабатывают. Выбирают самые интересные, о других потенциальных клиентах забывают.

В CRM-систему поступают все запросы – заявки с сайта, запросы по email, телефонные звонки. Все они автоматически регистрируются, а потом распределяются между сотрудниками – автоматически или вручную. После распределения каждый специалист получает задачу «связаться с потенциальным клиентом». Уведомления о невыполненных задачах получает руководитель отдела. В результате количество пропущенных запросов сводится к минимуму.

Зачем нужен бизнес-консультант

Внедрение CRM-системы предлагают продавцы и разработчики. Многочисленные онлайн-сервисы предлагают готовые решения и убеждают, что даже без помощи программиста вы сможете настроить работу.

В реальности оказывается, что выбрать подходящий программный продукт сложно, а его грамотная настройка требует определенных знаний. Продавцы теряют к бизнесу интерес после оплаты продукта, а CRM-система оказывается «на полке» без использования.

Бизнес-консультант поможет:

1. Выбрать подходящие программные продукты. В отличие от продавца, консультант ориентирован на результат, а не выгоду от продажи определенной системы.

2. Разработать бизнес-процесс продажи. Вы получаете не просто работающую систему, но решение поставленных задач. CRM-система будет действенным инструментом по увеличению конверсии.

3. Реализовать согласованные решения на практике. В случае необходимости консультант привлечет технических специалистов нужного профиля, составит техническое задание, проконтролирует результат.

4. Обучить персонал и начать работать по новым правилам. Мало внедрить, нужно начать работать. Огромное количество успешных решений так и не применяются на практике из-за отсутствия знаний или саботажа сотрудников. Консультант помогает преодолеть и эти сложности.

***Предпроектное обследование – отдельная услуга, которая входит в комплекс «автоматизации под ключ». При желании вы можете заказать только обследование, а процесс внедрения выполнить силами собственных специалистов.