В каких случаях BPMS-система не нужна

27 мая 2021 г. 4 минут(а) на чтение
В каких случаях BPMS-система не нужна

Не так давно я был на встрече в учебном заведении, где обсуждались вопросы BPMS. Меня там спрашивали об ELMA, Bizagi и тому подобных решениях. Выяснилось, что люди в принципе не совсем понимают, где и когда нужна BPMS. И я сталкиваюсь с этим вопросом далеко не первый раз.

Если говорить о  BPMS казалось бы, все так удобно, гибко, можно реализовать очень многое. Но на самом деле, существует множество случаев, когда BPMS вообще не нужна. Я бы даже сказал что BPMS гораздо более узкоспециализированная система  чем может показаться на первый взгляд. Потому начинать выбор программной системы надо именно с ответа на вопрос – а нужна ли BPMS в принципе? Об этом я и хочу поговорить.

Кратко о BPMS-системах

Если вы хотите подробно разобраться с тем, что такое BPMS и как это работает, рекомендую изучить отдельную статью, которую я как раз посвятил этим вопросам:

Что такое BPMS
Что такое BPMS система – определение и подробные пояснения.

Здесь я хотел бы обратить внимание, что в сложившейся практике BPMS-системы опираются на нотацию BPMN. Таким образом, чтобы система заработала, необходимо:

  1. Наличие описания бизнес-процессов.
  2. Описание бизнес-процессов обязательно должно быть в формате BPMN.
  3. Бизнес процесс должен быть исполняемый.

О том, что такое BPMN и чем исполняемые модели отличаются от неисполняемых, вы можете подробно прочитать здесь:

Краткое описание BPMN с примером
Что такое BPMN – определение и подробное описание нотации. Из чего состоит BPMN, основные элементы бизнес-моделирования: как их правильно использовать. Различия между исполняемыми и неисполняемыми бизнес-процессами. Как работать с BPMN на практике.

Почему BPMS не заменит учетную систему

Теперь, когда мы разобрались с основными понятиями, переходим к сути. Чаще всего BPMS или часть этих систем пытаются использовать в качестве учетной системы. Почему это неправильно?

Дело в том, что любому процессу, чтобы он выполнялся, необходим контекст.

Т.е. для того, чтобы провести тот или иной процесс, пользователи программы должны иметь под рукой необходимую для выполнения процесса информацию. Причем, эта информация должна быть доступной именно в тот момент, когда приходит время перейти на следующий этап.

Например, чтобы принять решение – согласовать счет для последующей оплаты или нет – необходимо как минимум знать:

  1. От кого поступил счет;
  2. Кто предварительно согласовывал этот платеж;
  3. Сумму счета;
  4. Что будет оплачено на основании этого счета;
  5. Есть ли задолженность у поставщика, например, по неотгруженным товарам;
  6. Какой сотрудник занимается вопросами взаимодействия с этим поставщиком и т.д.

Для примера выше, в принципе, можно использовать BPMS. Достаточно до перехода на этап согласования кроме самого счета, загрузить текстом или файлами необходимую информацию.

А теперь давайте попробуем рассмотреть другую ситуацию – планирование, например, отгрузок. И здесь BPMS-система оказывается бесполезной.

Чтобы отгрузить товар, необходимо знать:

  1. Наличие или отсутствие задолженности покупателя, сумму задолженности.
  2. Не входит ли покупатель в СТОП-лист.
  3. Есть ли на остатках необходимое количество нужных наименований.
  4. Есть ли возможность доставки (для клиентов, которые работают с доставкой).
  5. Выставлен ли счет (если оплата ожидается безналом) и т.д.
Здесь мы сталкиваемся с ситуацией, когда необходимый контекст в BPMS системе отсутствует.

Конечно, его также можно собрать и прикрепить в виде файла. Но программные системы нужны для автоматизации работы, а не для того, чтобы увеличивать объем ручного труда и, соответственно, ошибок.

При этом в любой учетной системе все необходимые сведения уже имеются. Там они будут под рукой в любой момент времени. Пользователь просто формирует нужные отчеты и оценивает ситуацию. А многие параметры, например, задолженность, наличие в стоп-листе или товаров на остатках, можно быстро увидеть прямо в процессе формирования документа.

Конечно, можно взять BPMS и доработать ее таким образом, чтобы она смогла выполнять функции учетной системы. Но тогда возникает вопрос, а зачем была нужна BPMS? Ведь намного быстрее и выгоднее выбрать любую из учетных систем, настроить ее под нужды компании и полноценно в ней работать.

Таким образом, в случае недостаточного количества контекста в BPMS системе ее использование становится бессмысленным.

Когда BPMS-система действительно нужна

Выше мы разобрались, что при наличии товарно-денежных взаимоотношений BPMS оказывается не лучшим инструментом. Она не сможет заменить учетную систему, а попытки использовать два программных продукта одновременно только увеличит нагрузку на персонал.

Но давайте разберемся, когда такая система будет оптимальной. Самый лучший пример – это банки и другие финансовые организации.

Здесь нет товаров и других подобных факторов, необходимых для принятия решения. Основной контекст организаций этого типа – это финансы.

Самый простой случай – одобрение заявки на кредит. Имеется сумма, которую запросил клиент, и определенная информация, которая подтверждает или не подтверждает тот факт, что он сможет погасить задолженность. Все. Эта информация не сложная для хранения и анализа.

Аналогично можно построить работу, например, по выдаче денег со сберегательного счета. Все то же самое: есть информация о клиенте, деньги на его счету, выдача средств. Контекст также простой и удобный для хранения практически в любом виде. В принципе, при взаимоотношениях с банком требуется фиксировать минимум элементов: человек (кто), деньги, время (когда начислять проценты, платить по кредиту и т.д.).

При товарно-денежных отношениях кроме человека, денег и времени, появляется фактор товаров. А это – остатки на складе, изменение цены в зависимости от партии товара, логистика (формирование доставки) и многое другое.

Потому, если ваши услуги не относятся к банковской сфере, я не рекомендую использовать BPMS-систему.

Зачем IT-специалисты изучают BPMS?

Если вы не планируете работать в сфере банков и кредитных организаций, BPMS вам будет интересна преимущественно для общего развития. Нужно знать, как происходят процессы, как они автоматизируются и т.д.

Лично я, пока не изучил Bizagi, не понимал многих нюансов построения бизнес-процессов и последующей их автоматизации. BPMS – это работа с бизнес-процессами, так сказать, в чистом виде. Без дополнительных функций. Потому вы максимально глубоко сможете понять все нюансы, не отвлекаясь на что-то еще. В будущем эти знания очень помогают при доработке самых разных программных систем, организации работы бизнеса и выборе оптимальных решений.


Оставить комментарий

Таблица контента
Great! Next, complete checkout for full access to Trinion. Кинзябулатов Рамиль..
Welcome back! You've successfully signed in.
You've successfully subscribed to Trinion. Кинзябулатов Рамиль..
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.
Success! Your billing info has been updated.
Your billing was not updated.