Бизнес-процессы Прочее

KPI бизнес-процессов и причем тут откаты

Эта статья появилась в результате моей подготовки к одному из форумов, в которых я периодически принимаю участие. Тема обсуждения на форуме называлась «Как финансовому директору вычислить и предотвратить откаты. Цифровые помощники в борьбе с внутренним мошенничеством». По итогам материалов, на основе которых я готовился к выступлению на форуме, я решил написать эту статью.

Само собой, в публикации я коснусь не только того, о чем говорил на выступлении. Статья будет расширенной, а потому она будет интересна в том числе тем, кто имел возможность послушать меня во время форума.

Как финансовому директору вычислить и предотвратить откаты

Не давай мне рыбу, дай мне удочку.

Первое, что хочу сказать, откаты и другие подобные злоупотребления – это прежде всего работы для службы безопасности компании и другие органы контроля. Мне, как бизнес-консультанту, приходилось сталкиваться с откатами больше в качестве специалиста, который помогает закрыть «дыру», т.е. саму возможность злоупотребления. По этому поводу я уже писал ранее статью «10 способов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением».

Но ситуаций, связанных с откатами и другими злоупотреблениями на работе, намного больше, чем я описал в статье. На практике я пришел к выводу, что единственный метод выявления проблемы – это анализ KPI.

KPI (англ. Key Performance Indicators) — это ключевые показатели эффективности. Т.е. числовые показатели деятельности, которые помогают измерить степень достижения целей или оптимальности процесса, а именно: результативность и эффективность © Википедия

Сумма выручки и сумма финансовых поступлений также относятся к числовым показателям эффективности, т.е. KPI. Более того, это один из самых распространенных показателей, которые считают по клиентам.

Для того, чтобы что-то предотвратить, это необходимо вычислить, основываясь на определенных показателях. Чтобы вычислить, нужно иметь информацию. И здесь на помощь приходят бизнес-процессы.

Если я буду рассказывать о самих ситуациях, с которыми сталкивался на практике, то мои читатели получат готовый ответ для конкретных случаев. А если я расскажу, как вообще с этим бороться, то практически на любую ситуацию вы сумеете сами ответить адекватно.

Финансовый директор = управление

Первое, что необходимо для вычисления откатов, человек, который занимается этим вопросом, должен входить в управление. Именно потому я выделил выше и повторю еще раз:

Финансовый директор = управление

Если мы управляем бизнесом, то имеем возможность вычислить откаты. Чтобы управлять и вычислять, нам нужна определенная информация. Доступ к такой информации имеется обычно у руководства компании. Потому эта методика предназначена именно для руководителей.

Рядовым сотрудникам и специалистам можно далее не читать, вам описанный метод ничем не поможет.

Управление = процессный подход

Лично я настоятельно рекомендую использовать в управлении любой компанией процессный подход. Подробно об этом вы можете прочитать в статье, которая так и называется «Про процессный подход».

Если говорить кратко, то при таком варианте управления нужно разделить все виды деятельности на процессы, сами процессы – на определенные последовательности действий. Контроль ситуации осуществляется на основе анализа выполненных действий.

Откаты – это практически всегда деньги

На практике откаты в подавляющем числе случаев выдают и получают деньгами. Для любой компании деньги – это ресурс, который расходуется и приходуется. Потому, контролируя все движения денежных средств мы можем контролировать деньги.

Исходя из вышесказанного, мы можем сделать вывод, что для выявления откатов весь процесс контролировать не надо. 

Наша задача – вычислить моменты поступления и расхода денег в процессе.

И здесь на помощь приходят KPI. Нужно заранее грамотно определить KPI, в том числе, для процессов, связанных с движением денег. И потом, при помощи сравнения и анализа вы сумеете выявить отклонения.

Для лучшего понимания, давайте разберемся в этом вопросе на примерах.

Пример неправильного понимания контроля

Для начала рассмотрим пример неправильного контроля без KPI. Вы видите перед собой схему работы хлебокомбината, с которым я работал. Здесь есть цех выпечки, склад и охрана.

Хлебокомбинат. Процесс

Как выглядит процесс:

  1. Сотрудники принимают материалы в цех. Операция выполняется вручную, момент принятия каких-либо документов здесь не отражается.
  2. Пекут хлеб. Этот этап также не отражается в IT-системе. Хлеб они пекут вручную на оборудовании, которое не подключено к системе.
  3. Составляют пакет документов “Выпуск хлеба”. Как именно выглядят эти документы, в данном случае не имеет значения.
  4. Выполняют выпуск хлеба.
  5. Далее они должны сдавать полученную партию и документы охране. 
  6. Охрана проверяет партию и дает разрешение. Причем, разрешение дается всегда, так как что может охрана? Убедиться, что в партии есть хлеб. Максимум – подсчитать его количество.

На самом деле, это действие не имеет особого смысла, так как охранники не проходили никакие специализированные курсы, в хлебе они вообще не разбираются. Потому и проверить охрана не может ничего, кроме количества. Но количество проверяется еще раз позже при приеме на склад.

После этого этапа:

  1. Охрана выдает разрешение. 
  2. Цех выпечки передает партию товара на склад. 
  3. Склад принимает товар.

Что здесь неправильно? 

Уберите охрану – в результате ничего не изменится. Т.е. это контроль ради контроля, который, на самом деле, не нужен. 

Получается, что это – пример того, как не нужно делать и как неправильно контролировать.

Мне задавали вопрос, а что тогда делать охране? Я считаю, выполнять свои основные функции – охранять территорию по периметру и т.д. Внутри процесса они не нужны. Охрана должна этот процесс контролировать только снаружи.

В статье Описание бизнес-процессов «Как есть» (AS IS) и «Как должно быть» (TO BE) вы можете увидеть пример решения этой проблемы и новую модель процесса, в которую уже не входит охрана, а для контроля используются другие методы.

Пример правильного понимания контроля

Вы видите в графическом виде всем известную ситуацию:

  1. У нас есть клиент, мы ему оказали определенные услуги.
  2. Приняли оплату от клиента. 
  3. Распечатали СЛИП, если оплата выполняется безналом. 
  4. Передали СЛИП клиенту.
  5. Распечатали кассовый чек.
  6. Передали чек клиенту.
  7. Создали документ «Прием оплаты».

Что здесь будет являться KPI?

Все очень просто. У нас в ERP-системе есть стоимость оказанных услуг, а в кассовой системе – сумма оплаты. Нам нужно сохранить две суммы:

  1. Сумма услуг по документу (Сумма к оплате).
  2. Сумма оплаченная.

Таким образом, наши показатели KPI состоят из таких пунктов:

  1. Продажа.
  2. Выручка.
  3. Разница между продажей и выручкой.

Таким образом, мы сразу видим, если суммы продаж и выручки не совпадают, можем быстро определить, по каким клиентам и услугам проходит разница и т.д.

Какие системы использовать для контроля

Я рекомендую для борьбы с внутренним мошенничеством использовать, так называемые, BI-системы.

BI-системы – это отдельные системы, предназначенные, прежде всего, для отчетности.

Почему я их рекомендую:

  1. Отдельно от учетной системы. Вам не нужно дорабатывать систему. Практически все учетные системы имеют API, при помощи которых вы можете отправлять в BI-систему нужные данные, сохранять и анализировать.
  2. Специализация на отчетности. Т.е. вам нужны различные отчеты, вы для них используете систему, которая специализируется на создании отчетов.
  3. Самый широкий контекст. Все, что нам предоставляет система, мы закачиваем, и можем далее манипулировать этими данными так, как это нужно для анализа и контроля.

На скриншоте с одной из иностранных систем видны, какие источники данных она поддерживает. Как видите, выбор широкий.

При этом список отчетов может выглядеть следующим образом:

Как видите, просто, удобно, ничего лишнего. Отчеты гибко настраиваются, руководителю работать с ними удобно.

В заключение

Чтобы правильно использовать KPI в бизнес-процессах, вы должны действовать следующим образом:

  1. Описать процесс.
  2. Выявить в процессе действия, в которых вы можете вычислить KPI.
  3. Сравнить полученные данные.

При сравнении вы уже можете выявлять отклонения, которые вы хотели бы вычислить. Если отклонений нет, процесс выполняется нормально. Если отклонения присутствуют, нужно анализировать причины. Возможно, они связаны с злоупотреблениями сотрудников. 

В примере выше, если выручка окажется больше, чем продажи, значит, сотрудники не все оформляют правильно. Если выручка меньше, чем продажи, значит, не все деньги поступили в кассу.

Аналогично можно считать KPI по параметрам “заказано — оплачено” при заказе поставщику. Если мы заказали у поставщика на 20 000 рублей, а оплатили 30 000 рублей, явно что-то происходит не правильно.

И таких примеров очень много. Можно через KPI контролировать самые разные показатели. Для примера, показатель, не связанный с закупками и продажами: запланированный фонд зарплаты — 20 000 рублей, выплачено 35 000 рублей. Значит, в этом месяце были премии, внеурочная работа или еще какие-то отклонения от нормального рабочего процесса.

Таким образом, можно контролировать через KPI самые разные показатели, а на их основе — работу компании в любой момент времени. В нашем случае это будет выявление откатов. В других — любые важные для руководителя показатели. 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

X