Консультант эффективности бизнес-процессов

Как правильно вести взаиморасчеты с клиентами

Для начала давайте разберемся в том, что есть разные виды взаиморасчетов – взаиморасчеты с контрагентами и с клиентами. В первом случае речь идет о взаиморасчетах не только с покупателями, но и с поставщиками. Во втором – отображаются только взаиморасчеты с клиентами.

Почему важно понимать эту разницу? Взаиморасчеты с поставщиками – это, прежде всего, проблемы самих поставщиков. Т.е. это они вам поставили товар, а потому об оплате они вам будут напоминать сами. Чтобы планировать взаиморасчеты с поставщиками используется, так называемый, платежный календарь. Это отдельная процедура, которая относится к управлению закупками.

Но если речь идет о взаиморасчетах с клиентами, уже вам необходимо вовремя напоминать клиенту, контролировать поступление средств. Практика показывает, если этого не делать, клиент может не оплатить.

Таким образом, если вы являетесь покупателем, оплату должен контролировать ваш поставщик. Если вы являетесь поставщиком, оплаты контролируете вы.

Процесс взаиморасчетов с клиентами

Сам процесс, в принципе прост:

  1. Мы выставляем счет на оплату.
  2. Получаем и оформляем оплату.
  3. Производим сверку.

Все этапы сопровождаются соответствующими документами. На первом мы выставляем счет. При получении средств от клиента это может быть приходный кассовый ордер (если оплата производится через кассу) или входящее платежное поручение (если оплата была безналичной). При сверке используется документ “Акт сверки взаиморасчетов”.

Акт сверки взаиморасчетов

Если счета и платежные поручения или кассовые документы известны и хорошо знакомы всем, то об акте сверки хотелось бы сказать немного подробнее.

Акт сверки взаиморасчетов – это документ, который необходим, как и следует из названия, для проведения сверки взаиморасчетов с клиентом.

Обычно он выглядит в виде таблицы, состоящей из двух колонок. В левой колонке будут находиться все документы контрагенты, в правой — документы компании-поставщика. В документе выполняется их сопоставления. Т.е. если в левой колонке входящий счет – в правой будет счет на оплату. В левой колонке – исходящее платежное поручение, в правой – входящее платежное поручение. В правой колонке – реализация товаров и услуг, в левой – приходный документ клиента или любое другое подтверждение получения товаров или услуг

Внизу таблицы подбивается итоговые показатели: приход, расход и конечное сальдо, которое показывает остаток на текущий момент: нулевое сальдо, долг поставщика или покупателя.

Также важно понимать, что акт сверки взаиморасчетов – это формальный, юридически значимый документ. Его можно при необходимости предъявить в суде или других инстанциях. Потому при его оформлении нужно быть крайне осторожными.

Давайте рассмотрим несколько вариантов контроля взаиморасчетов с клиентами:

Контроль взаиморасчетов по договору в целом (лицевой счет)

Это когда на организацию или физическое лицо (в зависимости от типа сотрудничества B2B или B2C) заводится лицевой счет. Все взаиморасчеты ведутся в рамках этого лицевого счета.

Почему я не рекомендую такой вариант?

Ведение лицевого счета не выгодно, так как часто возникает путаница. Представьте, что у вас отдельной колонкой идут изменения в лицевом счете, отдельными – оплаты, покупки и т.д. Сложно понимать, что именно было оплачено и когда.

Я предлагаю принимать оплату исключительно на основании выставленного счета. Каждое поступление средств должно быть привязано к такому документу.

Это особенно важно в таких сферах, как медицина, зооуслуги и прочие виды сложных услуг. Например, в ветеринарной клинике животному собираются делать операцию. Возможно, понадобится лечение или ампутация лапы, может, также придется зашивать печень или выполнять другие сложные услуги по спасению жизни животного. Заранее это предсказать невозможно. Потому в таких случаях берут частичную предоплату. Пусть это будет 20 000 рублей.

Как это выглядит чаще всего:

В итоге, часто возникает путаница и недовольства клиентов.

Должно быть следующим образом:

Таким образом, вместо получения предоплаты и последующего выставления счета, мы приходим к правильному порядку: сначала – счет, потом – оплата.

Если в итоге счет корректируется, как правило, в меньшую сторону, клиент либо получает разницу обратно, либо соглашается, что этой суммой будут закрыты последующие счета. Т.е. у нас выстраивается логика: «first in, first out».

Счет — оплата

В этом случае взаиморасчеты выстраиваются на основе счетов максимально просто. Выставляется счет – оплата принимается только в рамках счета. Никаких возвратов, никаких переплат.

Например, в компанию пришла заявка, ее оформили и выставили покупателю счет. Оплата принимается только в рамках счета. Точнее, даже меньшая сумма возможна, так как таким образом при этой схеме реализуется частичная предоплата, но больше оплатить нельзя.

Если человек по какой-то причине оплатил больше, чем сумма по счету, выполняется возврат средств. Это мы подробно рассматривать не будем, так как возврат ошибочных поступлений финансов – вопрос исключительно бухгалтерский.

Но во взаиморасчетах всегда оплата идет счет в счет. При этом клиентам мы говорим: «вот вам счет, и вы по нему рассчитываетесь».

Компании, которые работают по такой системе, задавали мне вопросы типа «А как быть, если мы заключили долговременный договор в целом, например, выиграли тендер, и в рамках договора делаем отгрузки и получаем оплату?»

На самом деле, все очень просто:

  1. В рамках оплаты формируется счет на оплату.
  2. Счет передается клиенту на оплату.
  3. Оплата выполняется на основании счета., а не договора.

При оплатах, в том числе, в рамках долговременного сотрудничества, все равно выставляются отдельные счета, и оплата выполняется на основании этих счетов, а не договора.

Почему это важно? Мы выставили счет на выполненную часть работ/поставленных товаров. Выставили счет. На его основании поступила оплата. Все максимально прозрачно и вопросов ни у кого не возникает.

Как определять номер счета?

Все ваши клиенты должны формировать платежные документы на основании счета. Если от клиента пришла оплата, система автоматически определяет номер счета из основания платежа. Находит нужный счет и закрывает его.

В некоторых случаях система может находить нужные счета не на основании номера, а по сумме. Так, например, реализованы взаиморасчеты в системе Контур Эльба.

Можно ли настроить контроль оплаты по документам? Зачем это нужно?

В 1С, например, есть такая настройка контроля взаиморасчетов по документам. При этом система должна учитывать, когда человек должен оплатить или не оплатить, т.е. четко фиксировать сроки.

Если вы после выставления счета всегда ждете определенный срок, например, 3 дня, после чего напоминаете об оплате или завершаете сделку без покупки, вам такие функции вряд ли понадобятся. Также она не особо важна, если для вас не принципиально, заплатят по счету завтра или через 10 дней.

Но бывает так, что оплата должна поступить обязательно в течение 2 месяцев после выставления счета или в последние 10 дней второго месяца с момента произведения отгрузки. В этом случае контроль оплаты на основе документов будет полезен.

Технически это несколько сложнее. Но не настолько, чтобы отказаться от принципиальной схемы. В таких случаях система автоматически будет выставлять счет в нужный момент, и закрывать клиент также будет именно счет. Т.е. схема «счет в счет» также будет реализована и удобно автоматизирована.

Техническая сторона вопроса

Кроме вопросов, которые мы обсудили выше, т.е. прозрачности взаиморасчетов и порядка их ведения, стоит отметить плюсы правильного подхода с технической точки зрения.

Если мы ждем оплату на основании счета, реализовать автоматический контроль намного проще, чем при взаиморасчетах без такой привязки к документу.

Очень удобно этот процесс реализовал в системе Эльба. Когда сотрудник в этой системе выписывает счет, то он может также автоматически сформировать на основе этого счета платежное поручение, где уже будут отображены все необходимые реквизиты и назначение платежа. В этом назначении указывается номер счета, дата и т.д.

С одной стороны, это удобно для клиента. Он просто копирует готовую информацию к себе в платежное поручение или оплачивает на основе распечатанного документа. С другой стороны, такое решение помогает автоматизировать работу. Система считывает выгрузку из банк-клиента, по номеру находит нужный счет и автоматически прикрепляет оплату к этому счету.

Таким образом, система сама автоматически определяет, по какому счету была выполнена оплата, привязывает оплату к этому счету. Взаиморасчеты ведутся в автоматическом режиме максимально прозрачно и понятно.

А теперь представьте, что вы работаете на основании договора. В назначении платежа также будет указан договор. Но в вашей информационной системе этот договор может присутствовать, но для текущей работы он не используется. Потому разносить такие платежи придется только вручную.

Автор: Кинзябулатов Рамиль

Основатель и руководитель компании Trinion. Работаю и проживаю в городе Москва. Автор книг "CRM. Подробно и по делу", "Моделирование бизнес процессов. От идею к результату", "Внедрение программного продукта". Создатель видеокурса "Основы работы с нотациями BPMN". Выступал на различных мероприятиях, в частности по приглашению РБК, издательства Финансовый директор, издательства Генеральный директор, и многих других. Автор множества статей, веду блог на сайте trinion.org и Habr.

slot online

http://206.189.151.151/

SLOT ONLINE

Slot Online

Slot Deposit Pulsa

slot deposit pulsa

slot pulsa tanpa potongan

slot

judi online

QQslot

Deposit Pulsa Tanpa Potongan

Slot Deposit Pulsa Tanpa Potongan

Slot Deposit Pulsa

Slot Gacor

Slot Pulsa

Slot

Situs slot

Judi online

judi slot

slot online

joker123

login joker123

daftar joker123

joker123

login joker123

daftar joker123

joker123 apk

slot pulsa

slot deposit pulsa

slot deposit pulsa tanpa potongan

slot pulsa tanpa potongan

slot pulsa tanpa potongan

slot deposit pulsa

slot deposit pulsa

qqpulsa

qqpulsa

qqpulsa

qqpulsa

qqpulsa

qqpulsa

slot

slot online

slot

judi online

poker online

poker88

slot deposit pulsa

slot deposit pulsa

slot online

slot online

slot online

slot deposit pulsa tanpa potongan

slot deposit pulsa tanpa potongan

https://diga.usac.edu.gt/.-/

http://www.dasuten.utn.edu.ar/dasuten/.-/qqpulsa/

https://fulafia.edu.ng/wpages/-/qqpulsa/

https://itzitacuaro.edu.mx/contador/-/qqpulsa/

https://dep.zitacuaro.tecnm.mx/extensiones/.-/qqpulsa/

https://cema.usac.edu.gt/.-/

http://www.dasuten.utn.edu.ar/misc/farbtastic/-/slot-online/

https://itzitacuaro.edu.mx/depsistemas/-/joker123/

https://desertgate.ae/link/-/slot-deposit-pulsa/

https://desertgate.ae/micro/five/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://www.shc.edu.ph/fancy/-/joker123/

https://ztp.jesuiten.org/ojs2/public/site/-/joker123/

https://webapp.uibk.ac.at/ojs2/cache/-/joker123/

https://desertgate.ae/golf/files/joker123/

https://www.shc.edu.ph/online_clearance/-/qqpulsa/

https://ztp.jesuiten.org/ojs2/public/site/-/qqpulsa/

https://webapp.uibk.ac.at/ojs2/cache/-/qqpulsa/

https://desertgate.ae/feedback/-/qqpulsa/

https://www.shc.edu.ph/counseling/-/slot-deposit-pulsa/

https://www.shc.edu.ph/justin/-/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://ztp.jesuiten.org/ojs2/public/site/-/slot-deposit-pulsa/

https://ztp.jesuiten.org/ojs2/public/site/-/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://webapp.uibk.ac.at/ojs2/cache/-/slot-deposit-pulsa/

https://webapp.uibk.ac.at/ojs2/cache/-/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://investigacion.isfodosu.edu.do/edge/public2/site/qqslot/

https://investigacion.isfodosu.edu.do/ckeditor/samples/joker123/

https://investigacion.isfodosu.edu.do/convocatoria/libreria/slot-deposit-pulsa/

https://investigacion.isfodosu.edu.do/assets/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://www.spu.ac.th/khonkaen/slot-deposit-pulsa/

https://www.spu.ac.th/-graduate/wp-content/themes/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://www.spu.ac.th/59/asm/slot-gacor-deposit-pulsa/

https://www.spu.ac.th/adplanning/joker123/

http://matriculate.pedagogica.edu.sv/respaldos/merito2018/bd/slot-deposit-pulsa/

http://matriculate.pedagogica.edu.sv/aptitudes/classes/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://atem-journal.com/ojs2/cache/link/-/slot-deposit-pulsa/

https://atem-journal.com/ojs2/cache/link/-/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://atem-journal.com/ojs2/cache/link/-/slot-gacor/

https://atem-journal.com/ojs2/cache/link/-/joker123/

https://ztp.jesuiten.org/ojs2/public/site/slot-online/

https://ztp.jesuiten.org/ojs2/public/site/.slot/

https://www.momentum-quarterly.org/ojs2/public/journals/-/slot-deposit-pulsa/

https://www.momentum-quarterly.org/ojs2/public/journals/-/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://www.momentum-quarterly.org/ojs2/public/journals/-/joker123/

https://www.momentum-quarterly.org/ojs2/public/journals/-/slot-online/

http://www.cruazuero.up.ac.pa/congreso/noveno/slot-deposit-pulsa/

http://www.cruazuero.up.ac.pa/clinica/clinica/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

http://www.cruazuero.up.ac.pa/biblio/res/slot-gacor/

http://www.cruazuero.up.ac.pa/cidete/actividad/slot-online/

https://surveys.kp.ac.rw/third_party/.slot-gacor/

https://surveys.kp.ac.rw/third_party/moment/slot-deposit-pulsa/

https://surveys.kp.ac.rw/locale/si/.slot-online/

https://surveys.kp.ac.rw/third_party/jspdf/slot-deposit-pulsa-tanpa-potongan/

https://www.spu.ac.th/en/wp-content/slot/

https://investigacion.isfodosu.edu.do/edge/locale/id_ID/slot-gacor/