РУС

Главная / Статьи /

О коммерческой тайне

О коммерческой тайне

27 февраля 2020

О моей работе

Не так давно я столкнулся в очередной раз с очень распространенной проблемой. Из отдела продаж компании ушел сотрудник и унес с собой базу данных. В связи с этим возник вопрос коммерческой тайны – что это такое, как и когда правильно использовать это понятие. Я решил глубже изучить этот вопрос. С этим мне помогла одна компания, ссылку на них я дам в конце статьи. Эти специалисты вопросами коммерческой тайны занимаются профессионально, и большое спасибо им за помощь.

Но, в принципе, меня и самого этот вопрос интересовал уже очень давно. Так как я работаю преимущественно с бизнес-процессами, внедрением CRM и организацией труда, то, как следствие, я работаю с людьми. При этом все мы знаем, что у нас не Япония, и у нас нет понятия пожизненного контракта на работу,  люди могут в любой момент уволиться из компании и уйти работать в другое место. Но при этом те же самые люди имеют доступ к ценностям организации, часто это просто необходимо им для эффективной работы. И я лично на практике несколько раз уже видел, как люди этим доступом злоупотребляли.

У меня уже были публикации, посвященные подобным злоупотреблениям. Например, «Родственники и друзья в бизнесе», «Как теряют бизнес. Реальные истории от бизнес-консультанта», «10 способов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением» и другие. Но в каждой из этих публикаций я касался вопроса коммерческой тайны, как части рассматриваемого вопроса. А сейчас хочу поговорить о ней более предметно.

К каким ценностям получают доступ сотрудники

Первое, с чем нужно разобраться, это что такое ценности, с которыми работает человек в организации. Мы будем говорить о коммерческой тайне с точки зрения работы отдела продаж, так как практически в любой компании именно этот отдел – самый чувствительный к коммерческой тайне.

Что в организации есть ценного с точки зрения менеджера отдела продаж:

  1. Деньги. Конечно, менеджер имеет к ним косвенное отношение, он не кассир и не бухгалтер. Но, тем не менее, с этими ценностями он также работает.
  2. Товар. Здесь также отношение не прямое, так как в склад и на производство этот сотрудник не ходит.
  3. Информация. Эту ценность сотрудник отдела продаж создает сам и получает от организации напрямую.

О деньгах мы здесь говорить подробно не будем. В отделе продаж доступ к ценности под названием «деньги» можно получить двумя методами – через махинации со скидками или с курсами валют. Оба случая были подробно описаны в статье «10 способов злоупотребления сотрудниками своим служебным положением». Эти способы просты, понятны и довольно известны. Кроме того, такие злоупотребления не интересны с точки зрения основной темы статьи – коммерческой тайны.

Какие-то некорректные действия с товаром возможны только по договоренности с сотрудниками склада. Суть их сводится к тому, что создается расходный документ, товар отгружается, после чего документ и его печатная форма уничтожаются. При следующей инвентаризации выявленную недостачу списывают на затраты.

Другой вариант махинаций с товаром касается не столько товаров, сколько документов. По документам сотрудники выписывают одни наименования, в реальности отгружаются другие. Иногда такие махинации проводятся даже по указанию руководства, но нередко подобную пересортицу «на бумаге» создают и сами сотрудники отдела продаж, например, по просьбе клиента. При инвентаризации склада выявляется недостача одного наименования, избыток – другого. Остатки корректируют, а возможную разницу списывают на «пересорт». Эти злоупотребления также не имеют отношения к коммерческой тайне.

Потому перейдем к третьему виду ценностей – информации. Именно здесь вступает в силу понятие «коммерческая тайна».

Что такое коммерческая тайна

Часто считают, что коммерческая тайна – это набор информации, которую сотрудник получает внутри фирмы. На самом деле, коммерческая тайна – это не сама информация, это режим работы компании. Т.е. чтобы ваша организация соответствовала коммерческой тайне она должна работать в режиме коммерческой тайны.

Все мы слышали словосочетание «режимный объект» и «нережимный объект». К нережимным объектам относятся, например, общедоступные сведения. Это может быть ИНН организации, фамилия главного бухгалтера и т.д.

К режимным относятся сведения, которые считаются «закрытыми» в организации, они предназначены только для служебного использования, и разглашение этих данных считается нарушением коммерческой тайны.

К коммерческой тайне обыкновенно относится информация по таким направлениям:

  1. Транзакции с клиентами;
  2. Информация о клиентах;
  3. Информация о взаимоотношениях с клиентами.

Транзакции – это информация о финансовых взаимоотношениях с клиентами: сумма оборота, даты получения средств, подробности о банковских переводах и так далее.

Информация о клиентах включает в себя список клиентов компании, их адреса, телефоны, контактные лица.

Информация о взаимоотношениях с клиентами – это потребности клиентов, объемы продаж, частота заявок и отгрузок, другие подобные сведения. Т.е. любая информация, которая помогает понять, как работали с клиентом.

Почему важна коммерческая информация

Описанные выше сведения важно защищать коммерческой тайной, чтобы компания успешно продолжала работать.

Если доступ к этим сведениям получит конкурент, он сможет воспользоваться ей в своих интересах. Например, предложит более выгодную цену, привлекательные условия доставки, сможет удовлетворить потребности в ассортименте полнее, чем компания, из которой произошла утечка коммерческих данных.

Нередко люди работают с одной компанией и даже не догадываются, что кто-то другой может тот же товар продавать дешевле или предоставить другие выгодные условия. Они всем, в принципе, довольны, не занимаются сами активным поиском альтернативы. Но если к ним поступит выгодное предложение, многие заинтересуются. И для компании, из которой произошла утечка сведений, все это обернется финансовыми потерями.

Как происходит утечка коммерческой информации

Существует несколько вариантов злоупотреблений:

  1. Сотрудник при увольнении скачивает базу данных коммерческой информации. Это может быть файл в Excel или любом другом формате, информация на бумаге и т.д.
  2. Вся переписка с клиентами пересылается на личный почтовый ящик. Менеджер по продажам сумеет из переписки со своим клиентом получить всю необходимую информацию.

В некоторых случаях подобные «утечки» сотрудники готовят заранее, и начинают сотрудничество с конкурентами компании одновременно с продолжением работы в ней. Но чаще всего, менеджера по продажам стремятся получить в личное пользование коммерческую информацию накануне увольнения.

Более того, перед увольнением сотрудник может устроить какой-то саботаж. Например, изменит самым интересным с его точки зрения клиентам условия на менее выгодные. А потом, уже от имени другой компании, сделает им предложение с использованием своих знаний. О подобных вариантах злоупотреблений я уже писал в статьях, ссылки на которые разместил выше.

Ущерб от нарушения коммерческой тайны

Важно понимать, что многие ресурсы компании, например, деньги и товары, в случае хищения можно возобновить, если компания работает, имеются клиенты. Вместо украденных товаров всегда можно заказать новые, были бы деньги. А деньги – это ресурс, который имеется у ваших клиентов. 

Потому нередко в бизнесе клиентов сравнивают с колодцем, в котором всегда есть вода. Пока вы пользуетесь этим «колодцем», бизнес будет работать, а потери, в том числе от хищений, можно компенсировать. Конечно, это все крайне неприятно и мешает развитию компании. Но все же не «смертельно» для бизнеса.

А теперь представьте, что вы находитесь в пустыне, а ваш колодец, к которому вы всегда ходили, пересох. Все. Больше нет самой главной «воды» - клиентов и покупателей. Так может случиться, если из-за утечки коммерческой информации клиенты от вас уйдут. Все. Этот ресурс возобновить невозможно.

Конечно, на практике при утечке коммерческой информации компания теряет только часть клиентов, возможно, даже небольшую. Но даже тут получается, что в вашем «колодце» становится меньше воды. И возобновить предыдущий уровень невозможно. Клиент уже ушел. Это потерянная прибыль не только сегодня, но также завтра и через месяц. И чем более лояльный был потерянный клиент, тем большую прибыль вы теряете в перспективе.

Многие обращают недостаточное внимание на этот параметр. Но на самом деле, для организации деньги и товар – это ресурсы возобновляемые, а клиенты – нет. Чаще всего клиент, который сменил поставщика, назад не возвращается. Соответственно, его вы теряете навсегда.

Реальные кейсы: истории нарушения коммерческой тайны

Для лучшего понимания ущерба, который наносит компании невнимательное отношение к вопросам коммерческой тайны, давайте изучим несколько реальных примеров. Каждая из этих историй действительно случилась в реальности. Все они в чем-то похожи. Но в зависимости от того, как руководство компании относилось к коммерческой тайне, итоги были очень и очень разными.

Утечка из сметно-тендерного отдела

Организация регулярно проводит тендеры на строительство крупных и сложных объектах: нефтедобывающие станции, сложные промышленные сооружения и т.д.

В сметно-тендерном отделе работает девушка. Причем, занимает высокую должность. А ее муж по “чистой” случайности оказывается директором строительной компании, которая регулярно принимает участие в этих тендерах. Перед одним из тендеров девушка отправляет с рабочей почты себе на личный email весь пакет документации: расчеты, цены, чертежи. Всю эту информацию ее муж получает еще до официального объявления тендера.

В этом случае компания заранее озаботилась вопросами коммерческой тайны. И когда нарушение было выявлено, девушка была уволена по статье “За разглашение конфиденциальной информации, составляющей коммерческую тайну”.

Она не согласилась с таким решением и обратилась в суд с требованием восстановить ее на работе и компенсировать заработную плату за все месяцы после увольнения, которое она считала несправедливым. Ей было отказано во всех инстанциях.

В результате девушка потеряла:

  1. Хорошую работу с высокой зарплатой.
  2. Репутацию.

Важно! Сейчас в РФ активно вводятся электронные трудовые книжки. И теперь сотрудники, уволенные “по статье”, не смогут воспользоваться старым и всем известным методом и “потерять” трудовую. Потому такая репутационная потеря – наказание более серьезное, чем даже крупный штраф.

Крупный банк: утечка конфиденциальной информации клиентов

Сотрудник имел доступ к базе данных с конфиденциальной информацией физических лиц, в том числе, это были номера банковских карт, кодовые слова и т.д. Этот человек договорился с некими лицами, что он будет им передавать информацию о клиентах банка, в том числе, о финансовом состоянии счетов и данных, которые помогут получить доступ к средствам клиентов банка. Злоумышленники достаточно долгое время совершали мошеннические действия с картами, снимали деньги со счетов физических лиц. Люди несли крупный ущерб. Банк терял репутацию и клиентов.

Сотрудник был выявлен, утечка информации прекращена. Человек, передававший злоумышленникам информацию, понес уголовное наказание. В этом случае ответственность была серьезной. Тем не менее, все началось с того, что человек получил доступ к коммерческой тайне, но не осознал возможные последствия ее нарушения.

Отдел продаж и коммерческая тайна

Ситуация настолько распространенная, что можно этот кейс даже обобщить. Менеджеры по продажам постоянно работают с конфиденциальной информацией о клиентах и взаимоотношениях с ними. Более того, часть этой информации они получают непосредственно от клиента и вносят в базу данных компании. В результате у многих людей появляется ощущение, что эта информация принадлежит не компании, а лично сотруднику.

В итоге менеджер копирует себе (на флешку или пересылает каким-либо образом через Интернет) информацию о клиентах, которых он привел или с которыми сотрудничал на постоянной основе. Иногда копируют не только информацию о “своих” клиентов, но полную клиентскую базу. 

Совершают такие действия в двух случаях:

  1. Человек собрался уходить работать к конкурентам;
  2. Сотрудник лично или его близкие люди открывают аналогичный бизнес.

Что может сделать работодатель в случае выявления подобного злоупотребления:

  1. Некое дисциплинарное взыскание, в том числе, с занесением в трудовую книжку. Так поступают, если ситуация не успела стать критической, а работодатель по тем или иным причинам стремиться оставить сотрудника работать и дальше.
  2. Увольнение по статье о разглашении коммерческой информации. Здесь важно понимать, что для такого увольнения в организации должен работать режим коммерческой тайны. В противном случае человек сможет опротестовать такое увольнение через суд.
  3. Заявление в полицию. Используется, если в результате хищения информации наступил случай, попадающий под уголовную ответственность.

Важно! Если в организации внедрен режим коммерческой тайны, перечень информации, которая представляет коммерческую ценность, определяет руководство компании. Сотрудники под личную подпись ознакамливаются с этим перечнем. Но защитить при желании можно любую информацию.

Модернизация станка и недобросовестный подрядчик

Компания изготавливает некие товары. На производстве используется станок, который был силами компании модернизирован под собственные нужды. Точно таких же станков на рынке не существует. По сути, его можно считать уникальной разработкой. Не смотря на то, что в основе – готовое оборудование, сама модернизация уникальна.

Случилось так, что этот станок сломался. И была найдена подрядная организация, согласившаяся выполнить ремонтные работы. Вместе со станком подрядчик получил чертежи, по которым была проведена модернизация станка. Прошло некоторое время, станок был возвращен в работоспособном виде. А подрядчики начали выпускать точно такие же модернизированные станки. 

В этом случае компании защитить себя не удалось. Внедрение коммерческой тайны было в свое время выполнено с некоторыми нарушениями. И в суде доказать, что чертежи станка относятся к коммерческой тайне, не удалось. 

Самая главная ошибка юристов компании: нигде не было указано, что чертежи модернизированного станка составляют коммерческую тайну.  И когда их передавали, подрядчик не мог знать, что получает доступ к конфиденциальной информации.

Франшиза и секрет производства

Сегодня франшиза - очень распространенное явление. По франшизе могут подавать все, что угодно, начиная от способа приготовления гамбургеров и заканчивая маркетинговыми инструментами. Все они могут считаться объектами интеллектуальной собственности. Называется это “секрет производства”.

Секрет производства возникает с юридической точки зрения с момента внедрения коммерческой тайны в отношении этого секрета производства. Если коммерческой тайны нет, то и секрета производства не существует.

Например, до сих пор никто из конкурентов компании Coca-cola не смог выяснить точный рецепт их знаменитого напитка и на 100% повторить его вкус. В этом случае секрет производства очень тщательно хранится.

Но бывают и другие истории. Более мелкие организации нередко не умеют сохранить свой секрет производства. 

Например, компания приобретает барбер-шоп по франшизе (правильно это называется “договор коммерческой концессии”, но все привыкли называть это франчайзингом). Итак, под определенным брендом открывается барбер-шоп. Руководителей и персонал компании обучают неким принципам и стандартам работы. Сотрудники получают доступ ко внутренней документации, к правилам и принципам работы, которые являются собственными разработками бренда.

Барбер-шоп начинает работать на основании договора коммерческой концессии, т.е. владелец компании регулярно оплачивает определенную сумму за использование бренда. А потом закрывается. Либо из него просто увольняются сотрудники, получившие доступ к коммерческой информации. И вскоре открывается совсем другой барбер-шоп под новым брендом, где клиенты с удивлением узнают знакомые принципы и особенности работы.

Подробных случаев в России очень много, но до суда они доходят очень и очень редко. Основная причина – владельцы бизнеса не соблюдают режим коммерческой тайны или неправильно составляют документы. В результате секрет производства “уходит” к чужим людям бесплатно и безнаказанно.

Как защитить коммерческую информацию

Чтобы избежать потери важных коммерческих сведений в компании вводят, так называемый, режим коммерческой тайны:

  1. Создается документация, где описаны все виды информации, которую компания считает коммерческой тайной.
  2. Сотрудники при трудоустройстве изучают этот перечень и подписывают обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

В результате компания получает юридическую защиту от злоупотреблений сотрудников, которые имеют доступ к важной информации.

Сотрудники понимают, что информация о клиентах является «закрытой». Они ознакомлены с возможными последствиями разглашения этой информации. И теперь, если человек уходит работать к конкурентам и «забирает» с собой важные сведения о клиента, он четко понимает, какие неприятности его ждут, если бывший работодатель узнает о его махинациях.

Вопросы и ответы

Как можно понять, что информация является коммерческой тайной?

Для этого организация составляет четкий и однозначный перечень видов информации, которую она считает своей коммерческой тайной. Сотрудник обязательно знакомится с этим перечнем, после чего подписывает обязательство не разглашать эту информацию. После этого любой человек понимает, что при попытке воспользоваться «закрытыми» сведениями в личных целях, он может понести ответственность перед компанией. Ответственность также описывается в документах о неразглашении. И этот документ будет для суда доказательством злоупотребления.

Как часто встречаются злоупотребления коммерческой тайной?

Основываясь на собственном опыте, могу сказать, что на самом деле, процент подобных злоупотреблений очень маленький. На самом деле, коммерческую информацию «уносит» с собой сотрудник, если ему очень мало платили, иногда, если он обижен бывшим работодателем по другой причине, например, не было карьерного роста и т.д. Кроме того, базу клиента стараются забрать с собой родственники и друзья работодателя, если они увольняются и планируют открыть аналогичный бизнес.

Насколько реально бороться с подобными злоупотреблениями?

Бороться с утечкой коммерческой информации можно, есть множество разных методов, в том числе, технические ограничения доступа к информации. Но лучше всего, проблему предупредить. Для этого необходимо убедиться, что человек проинформирован о возможных последствиях злоупотребления. Здесь срабатывает тот же принцип, что и при взаимоотношениях человека и государства. Все знают, что нельзя нарушать законы, нельзя разглашать государственную тайну. Все понимают, какие последствия ожидают в случае нарушения того или иного закона. Потому большинство граждан вполне законопослушны. Ситуация с коммерческой тайной аналогичная. Большинство людей будет опасаться использовать коммерческую информацию в личных целях, так как понимают, какое наказание их ждет. На единичные нарушения нужно обязательно реагировать, это покажет другим сотрудникам всю серьезность подписанных обязательств.

Рамиль Кинзябулатов

Автор статьи

Автор нескольких книг и более сотни статей на тему информационных технологий. Совмещаю исследовательскую деятельность и работу с заказчиками. Лучшее познается только на практике!

Комментарии

Комментариев пока нет, вы можете быть первым.

Добавить комментарий

Добавить комментарий

Email нужен, чтобы уведомлять об ответах
на ваш комментарий